Individer och företag har en mängd olika val när det gäller arkiveringsutrustning. Vissa alternativ erbjuder hög säkerhetsnivå medan andra kan rymma en hög filtäthet. Mängden utrymme du har, filens känslighet och din preferens för fysiska eller elektroniska register har alla inverkan på ditt val av arkiveringsutrustning.
Fysisk arkiveringsutrustning
Arkiveringsskåp
De arkiveringsskåp är en kontors stapel. Fyra lådor som tillåter att filer lagras sidledes är standard. Enligt Smead, ett dokumenthanteringsföretag, arkivskåp är fördelaktiga om du behöver behålla register säkert. Eftersom dessa skåp kan låsas, kan ett företag begränsa åtkomsten till känsliga filer samtidigt som anställda och besökare kan komma in i rummet.
Utan alla alternativ för fysisk utrustning för arkivering tenderar skåp att vara dyraste och ha det mesta begränsad kapacitet. Smead konstaterar att ett ark med fyra lådor som tar upp ett arkfält på 6 fot och 24 fot kan rymma cirka 8 448 mappar.
Öppna hyllning
Ett alternativ till arkivskåp är öppna hyllor. Enheter liknar öppna bokhyllor och är speciellt utformade för mapphöjd och bredd. Designen tillåter användare enkel åtkomst till filer och kan vara antingen stationär eller vara mobil om rullar är fastsatta i botten.
Öppna hyllor sparar utrymme och pengar. Smead noterar att hylla arkivering utrustning är vanligtvis tre gånger billigare än arkivskåp. Jämfört med ett ark med fyra lådor, har ett sju tiers öppet hyllsystem 80 procent mer kapacitet. Mobila hyllor kan placeras i högre densitet och erbjuder 405 procent mer kapacitet än skåp.
tips
-
Bortsett från arkiveringsutrustning, behöver du också leveranser som filmappar, etiketter och slutflikar för att göra en fysisk systemfunktion korrekt.
Digital arkiveringsutrustning
Externa enheter
Det är bekvämt att använda en intern hårddisk för datorn för att lagra filer, men riskerar att förlora informationen om hårddisken är skadad eller fysiskt skadad. För att mildra denna risk kan användare kanske säkerhetskopiera data till en extern enhet. PC World rekommenderar att du säkerhetskopierar viktiga filer till en extern hårddisk och använder a minne att överföra filer efter behov.
tips
-
Användare kan också säkerhetskopiera data till en molnbaserad tjänst, till exempel Google Drive eller Dropbox, som inte kräver någon extra utrustning.
servrar
Företag som vill att flera parter ska ha tillgång till samma data kanske vill investera i en server. Servern fungerar som en centralförvaret för många användares filer. PC World konstaterar att företag kan vara värd för flera användarprogram - som databaser och företagsresursplaneringssystem - på servern. Detta gör det enkelt för ett stort antal individer att ha tillgång till till samma filer. Serverdata kan säkerhetskopieras till en extern enhet eller molnet för extra säkerhet.
Fysiska servrar ser ut som en avancerad dator. Alternativt kan företagen välja en molnbaserad webbtjänst - Amazon Web Services, Windows Azure och Rackspace Cloud Services är alla alternativ - vilket inte kräver en fysisk server.
