Arbetsgivare innehåller vanligtvis en checkstub eller motsvarande uttalande tillsammans med varje anställds lönecheck, oavsett om det kommer i form av ett pappersdokument eller en online-en för lönecheck som utfärdas via direktinsättning. Kontrollera stubbar är dokument som kan krävas för att uppfylla de krav som ställs på registratorer. Även om det inte är obligatoriskt att behålla kontrollstubber, kan det fortfarande vara klokt att göra det.
FLSA-krav
Den federala regeringen har inte en regel som kräver att arbetsgivare ska utfärda eller behålla lönecheckar. Krav på rättvis arbetslagstiftning ger riktlinjer för lönedokumentation. I allmänhet måste löneinformation ges för tre år. Om kontrollstubbar används för att spela in några av dessa data, måste de behållas i tre år också. Lönelistor måste innehålla:
- Anställdsnamn, adress och personnummer.
- Arbetstagarens kön och yrke.
- Födelsedatum för arbetstagare under 19 år.
- Datum och tid varje arbetsvecka börjar och slutar. Det datum då löneperioden börjar, krävs om den är annorlunda än arbetsveckan.
- Det datum då arbetstagaren betalas
- Dagliga och veckade timmar arbetade.
- Arbetstagarens lönesumma.
- Regelbundna löner, övertidslön och eventuella tillägg eller avdrag från arbetstagarens lön.
Arbetsgivare måste hålla tidskort eller motsvarande tidskriftsarbete i två år.
Ytterligare statliga löneskickkrav
Equal Employment Opportunity Commission säger att arbetsgivare måste hålla alla anställningsrekord, inklusive checkstubs och löneposter, i minst ett år. I händelse av att en anställd lämnar ett klagomål till EEOC, måste dokumenten behållas till ett år efter det att EEOC har slutfört ärendet eller ett år efter det att en rättegång har avgjorts.
Stater kan införa ytterligare krav på registrering. Till exempel säger Texas Workforce Commission att arbetsgivare måste ge arbetstagare en kontrollpost eller motsvarande dokument som innehåller alla uppgifter som används för att förbereda lönecheck. Lönekostnader måste behållas för fyra år att följa Texas registret för reglering av arbetslöshetsersättning.
Arbetsgivarregister Riktlinjer
Ett företag eller en organisation producerar kontroller och kontrollerar stubbar av olika skäl. Internal Revenue Service rekommenderar att checkstubbar och bankrekord som fungerar som stödjande dokument Skattemässigt behålls under begränsningsperioden. Till exempel är tidsbegränsningarna för avkastning sex år. Nolo.com föreslår att företagen håller koll på stubbar och finansiella poster i minst sju år.
