En begäran om bud eller ansökan om förslag, eller RFP, är ett dokument som tillverkats av ett företag eller en organisation för leverantörer. Till exempel kan ett byggföretag behöva snickare eller ett sjukhus kan behöva en webbdesigner för att skapa en webbplats. RFP är generellt formella dokument med riktlinjer för leverantören. De innehåller detaljer om det företag som gör begäran, specifikationerna för affärsprojektet, uppkallingsprocessen för leverantörer, urvalsprocessen för att välja en leverantör eller leverantörer, kontraktsprocessen och kommunikationsprocessen under uppmaningen.
Samla all din information i förväg. Har din bokslut, budgetar, avtal, avtal och andra relevanta dokument som gäller projektet. Detta kommer att göra skrivandet av din RFP lättare.
Skriv en översikt eller introduktion, ibland kallad en "sammanfattning". Det här avsnittet introducerar verksamheten eller organisationen som gör begäran och dess plats inom sin bransch. Sammanfattningen presenterar också på ett framstående sätt projekt eller affärsbehov för vilka förfrågningar söks.
Presentera specifikationerna tydligt, vilket leverantörerna ska svara på. Definiera arten och omfattningen av ditt projekt, dina behov, ditt förväntade resultat och annan viktig information. Var specifik; Det finns en signifikant skillnad mellan att behöva en webbplats som är utformad och behöver en webbplats utformad, uppdaterad och regelbundet hanterad.
Ange klart instruktionerna för hur kommunikationsprocessen ska hanteras under uppmaningsprocessen. Om du vill att säljare ska kontakta en enskild person i din organisation, gör det klart. Om det kommer att finnas en presentation för leverantörer att delta, inkludera alla detaljer om det. Om du inte vill att leverantörer ska kontakta dig alls under processen, säg det definitivt. Gör en bestämning om hur buden ska tas emot av dig, oavsett om de måste vara förseglade och vad tidsfristen är.
Förklara att RFP inte är ett kontrakt och att svara på det garanterar inte valet. Var noga med att inkludera information som gör en leverantörs svar värt säljarens tid. Skriv ut detaljer om budgeten, kontraktet, betalningsform och utvärdering av arbetet medan projektet är aktivt.
Inkludera juridiska, upphovsrättsliga, försäkrings- och etiska överväganden för leverantörerna att överväga. Detta inkluderar, men är inte begränsat till, sekretessavtal, krav på minoritetsleverantörer, lokala bestämmelser, säkerhetshänsyn och affärsmetoder.
Ange några separata instruktioner om hur svaren ska formateras. Ange leverantörerna om hur du vill se deras förslagstal, vilken information de ska inkludera med sina förslag, till exempel kopior av försäkringsinformation eller företagslicenser.
Inkludera en planerad slutsats om urvalsprocessen. Låt försäljarna veta om de kommer att bli underrättad om de inte får jobbet eller vad de kan förvänta sig om de väljs ut för jobbet.
