Många företag tar in externa leverantörer när de har stora projekt. Det finns många anledningar till att outsourca arbetet, inklusive brist på personal, brist på resurser och brist på kompetens för projektet. När du väljer en perspektivleverantör skickar ett företag ofta en begäran om information eller begäran om förslag. Innan du bestämmer vilken typ av verktyg som är bäst för din organisation, överväga skillnaderna mellan de två.
Begäran om upplysningar
Begäran om information, eller RFI, planerar dokument. De är informella dokument och kräver vanligtvis inte engagemang från någon part. RFI är utformade för att samla in information om den potentiella leverantörens företag, kompetens, kompetens och erfarenhet. Projektinformation och budget ingår normalt inte i denna typ av dokument. Den enda gången denna typ av information ingår är om företaget letar efter en kortvarig leverantör för ett litet projekt.
Begäran om förslag
Begäran om förslag eller RFP är komplexa dokument som företag skapar för att locka bud och förslag från externa leverantörer. En RFP innehåller vanligtvis projektets budget, tidslinje och kriterier samt företagets mål och mål. Det fokuserar på specifikationer och omfattning av projektet, och det arbetar för att begära ett detaljerat svar från potentiella leverantörer. Leverantörsvar innehåller vanligen information om leverantörsföretaget, förslaget pris och specifika uppgifter om hur säljaren ska utföra och hantera projektet.
processer
RFI används vanligtvis ensam för lågbudgetprojekt och som utgångspunkt för högbudgetprojekt. Det tar vanligtvis flera veckor att skicka ut och ta emot svar för den här typen av dokument, och är vanligtvis mindre än 10 sidor. RFP används för högbudgetprojekt, och skapas vanligen vid slutet av projektets informationsinsamlingsfas. Det tar vanligtvis flera månader att skicka och ta emot säljare svar med den här typen av dokument, och det är vanligtvis minst 20 sidor eller mer.
fördelar
Att använda en RFI är fördelaktig för små projekt med låg effekt. Detta dokument kräver inte mycket tid eller ansträngning från potentiella leverantörer, eftersom de inte behöver skicka tillbaka långa beskrivningar av projektuppgifter. Företagen använder därför denna typ av dokument för att lära sig mer om omfattningen av ett stort projekt innan man börjar förslagsprocessen. Fördelen med en RFP är att den förbereder företaget att gå vidare med en leverantör och börja kontraktsfasen.
nackdelar
Nackdelen med en RFI är att säljare kanske inte är intresserade av att skicka information eftersom de inte ser det implicita engagemanget från företaget. Nackdelarna med RFP är de tidskrävande förberedelserna som behövs för att skicka den och ta emot den. Om ett företag är osäkert om projektets övergripande omfattning och specifikationer kan det vara mycket svårt att skriva RFP, eller det kan leda till oförutsägbara leverantörsförslag.
