Skriva fordringar och justeringsmeddelanden kräver förberedelse och planering innan du börjar skriva. Skriv från en enkel skiss för att hålla dig organiserad. Bestäm vad du vill att läsaren ska göra. Till exempel vill du ha pengarna tillbaka eller vill du att produkten ska bytas ut? Ett kravbrev är ett sätt att lösa problem på fel som har gjorts och kan behöva en justering. Ett justeringsmeddelande är ett svar på ett kravbrev som gjordes mot din verksamhet.
Föremål du behöver
-
Kvitton
-
Sedlar
Kravmeddelande
Skriv om relevanta fakta i första stycket. Börja med problemet. Förklara exakt vad som hände och anledningen till att du skriver på fordringsbrevet.
Stava ut varför du tror att ditt krav borde ges i andra stycket. Berätta för läsaren om kraven på fordran och det juridiska ansvaret och rättvisan. Till exempel fungerade produkten inte som den rekommenderade annonsen.
Starta tredje stycket genom att begära åtgärd. Begär vad du förväntar dig att läsaren ska göra. Inkludera ett datum där du förväntar dig åtgärder. Gör inte hot, men förklara vilka ytterligare steg du kan vidta om din förfrågan inte är uppfylld. Stäng med "Vänliga hälsningar" och din signatur ovanför ditt tryckta namn.
Justeringsmeddelande
Starta din första stycke med en godkännande mening. Ge kunden goda nyheter först och följ kundens krav.
Starta andra stycket genom att förklara misstaget. Förklara orsaken till problemet. Tilldela inte skulden. Fokusera på dina pågående ansträngningar för att undvika misstag och problem.
Uttrycka din uppskattning för kundens verksamhet i tredje stycket. Be om ursäkt om du känner att du måste göra det. Om du inte kan följa alla delar av den begärda justeringen, förklara varför och lägg till eventuella nödvändiga uppgifter om hur du ska svara på begäran.
Stäng brevet med "Med vänliga hälsningar" och skriv ut och skriv ditt namn.
Kontrollera ditt brev för att se till att tonen är vänlig. Försök att inte låta nedlåtande eller meningsfullt.
tips
-
Håll en kopia av ditt brev för dina uppgifter.
Ange bilagor som bilagor, reklammaterial eller kvitton som kan säkerhetskopiera det du skriver.
