Den svåra uppgiften - att skapa en genomförbarhetsplan - ligger bakom dig. Nu måste du skriva ett försäkringsbrev eftersom bästa affärsmetoder dikterar att det är mer än en smula oprofessionellt att helt enkelt stoppa planen i ett kuvert och skicka av det. Betrakta omslaget som slutgiltigt - bögen på presentförpackningen, om du vill - som visar till mottagaren att du bryr dig om framträdanden och också om att göra några sista ändringar i genomförbarhetsplanen.
Välj ett företagsliknande teckensnitt för ditt brev. För att skapa symmetri, välj den du använde för din genomförbarhetsplan. Annars är Times New Roman, Arial eller Tahoma i 11 poäng bra val. Ställ in 1-tums marginaler överst, botten och sidor och ordna brevet i blockformat, utan indragningar.
Skriv returadressens rubrik, som innehåller din adress (inte ditt namn) följt av datumet. Dubbel utrymme.
Skriv in adressen, eller det namn och den adress du skickar genomförbarhetsplanen till. Dubbel utrymme.
Skriv hälsningen. Dubbel utrymme.
Skriv första stycket och sammanfatta ändamålen med brevet och hänvisa till eventuella relevanta uppgifter om genomförbarhetsplanen: "Innehåller du en genomförbarhetsplan som skisserar (ge planens omfattning och dess syfte) som jag är glad att ge dig på på uppdrag av (ditt företags namn). "Dubbelrum.
Påpeka att mottagaren bör noggrant läsa planen och göra några ändringar - och snart - innan några avtalsslutna professionella tjänster ska börja. Var noga med att fastställa en rimlig tidsfrist som ger mottagaren tillräckligt med tid för en noggrann granskning men inte så mycket tid att planen skulle kunna falla från affärsradarens skärm: "Jag begär respektfullt att du granskar den bifogade planen för att säkerställa att den exakt återspeglar alla relevanta punkter. Om inte, och du vill göra några ändringar, vänligen kontakta mig på (ditt telefonnummer) så snart som möjligt för att diskutera dem. Om inte, vänligen signera planen där den anges på den sista sidan. Jag ringer dig inom en vecka för att skapa en trevlig tid för att jag ska hämta planen från ditt kontor. "Dubbelrum.
Skriv en avslutande paragraf som pekar vidare på alla affärsrelationer som genomförbarhetsstudien visar. "Jag tackar dig i god tid för din omedelbara uppmärksamhet på denna fråga. Nu när genomförbarhetsplanen är klar ser jag fram emot att arbeta med dig på ett produktivt och ömsesidigt fördelaktigt sätt under många år framöver. "Dubbelrum.
Skriv en formell stängning, till exempel: "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar". Rymd fyra gånger.
Skriv ditt namn. Utrymme en gång. Skriv "Enclosure" (som hänvisar till genomförbarhetsplanen). Skriv ditt namn i mellanslag mellan stängningen och ditt typnamn.
tips
-
Läs ditt brev högt. Fråga sedan en betrodd kollega - helst en som är involverad i genomförbarhetsplanen - för att läsa den också. Proofread och redigera brevet innan du skickar det.
Spara en kopia av brevet för dina filer.
