Oavsett hur mycket du försöker, saker och ting fungerar inte bara som du planerade. När det händer i affärer, kan du sluta skada en värderad kund eller kund. Kanske var du oavsiktligt oförskämd mot en kund eller en av dina anställda hanterade inte en situation. Kanske har du missat klientens deadline eller skickat otillräckliga kvantiteter av ett föremål. Att skriva ett ursäkt brev kan vara motiverat under vissa omständigheter för att säkerställa att ditt arbetsförhållande fortsätter. Om du har gjort ett misstag, orsakat en försening, skickat en defekt produkt eller tillhandahållit dålig service, vill du göra en uppriktig ursäkt till din kund eller kund.
Hur man skriver en ursäkt till en kund
När du jobbar inom kundtjänstindustrin är ditt företag bara lika bra som hur du behandlar dina kunder. Kunder tar adage "kunden är alltid rätt" till hjärta. Om något händer för att få en kund att känna sig fel, är det bra att skriva en ursäkt brev.
En ursäkt brev till en kund bör skrivas på företag brevpapper, eller skickas via e-post av punkten person för företags klagomål. Det bör adresseras till den person som gör klagomålet och skickas i rätt tid. Ditt brev borde börja med en ursäkt som erkänner vad som hände. Ta ansvar för dina handlingar och se till att kunden känner sig hörd. Försök att låta kunden veta att du kan se hur hon kände och varför hon var upprörd. Slutligen, erbjuda ett sätt att rätta fel när det är möjligt.
Exempel:
Kära Michelle,
Tack för att du kontaktade mig om tjänsten du fick i vår butik förra veckan. Jag vill be om ursäkt för hur vår kassör hanterade situationen med din returvara. Jag beklagar att han gav fel information om ditt bidrag. Han borde ha kontrollerat med en chef innan han meddelade att han bara kunde få avkastning om du hade kvittot. Jag är ledsen att du spenderade 20 minuter med att argumentera med vår kassör. Jag skulle ha varit frustrerad också. Om du vill komma in i affären denna vecka, kommer jag personligen att hantera din retur. Det tar bara några minuter.
Vänliga hälsningar,
Roger S.
Butikschef
Hur ber om ursäkt till en kund
Förhållanden med pågående kunder är också avgörande för ditt företag. Oavsett om det är en lång tid, etablerad kund eller en relativt ny, vill du se till att du tar itu med eventuella problem som uppstår så snabbt som möjligt.
Att be om ursäkt till en klient går långt för att skriva ett brev. Det indikerar att du tog hennes oro över hjärtat och tog tid ur ditt upptagna schema för att skriva ett brev. Mycket som en ursäkt brev till en kund, bör brevet skrivas på företag brevpapper eller skickas via e-post, av dig eller avdelningschefen. Försök att skicka brevet så snart som möjligt efter eventuell intern utredning för att se varför misstaget eller övervakningen inträffade. Börja brevet med en ursäkt som indikerar att du förstår varför din klient är upprörd. Ta ansvaret för misstaget och ge korrigerande åtgärder. Eftersom du har ett pågående förhållande är det också en bra idé att ställa in en tid att prata så att du kan diskutera vad som hände.
Kära Michael,
Jag är så ledsen att vi missade tidsfristen för den senaste webbdesignen. Jag vill be om ursäkt för att inte låta dig veta att vi körde bakom. Vår projektledare borde ha berättat att projektet inte var på rätt väg för att möta januari-fristen. Efter att ha pratat med honom verkar det som om han var för överbelastad med projekt och var inte som ovanpå saker som han borde ha varit. Jag vet hur frustrerande det är att missa projektfristen. Jag kan försäkra dig om att vi kan slutföra projektet före slutet av veckan. Jag är beredd att dra av en veckas betalningar från din nästa uttalande i god tro. Jag är glad att diskutera detta med dig. Vänligen kontakta mig när du får en chans.
Vänliga hälsningar,
Brook B.
Design Director
Varför är det nödvändigt att ursäkta
Apologizing är en bra affärspraxis. Det visar att du bryr dig om din pågående relation med dina kunder och kunder. Det visar också att du kan erkänna och respektera den felaktiga partens känslor utan att bli defensiv eller anklagande.
Att ägna sig åt ditt misstag visar en hel del integritet, vilket kan vara uppmuntrande för en kund eller kund som vill fortsätta att göra affärer med dig.
