När du spenderar dina egna pengar på uppdrag av en kund, en arbetsgivare, dina medarbetare eller en affärspartner, kan du och borde räkna med att få tillbaka det.Försäljningsagenter, lärare, advokater och finansiella rådgivare kan medföra återbetalningsbara företagskostnader dagligen. Dessa utgifter chip bort vid din vinstmarginal om du inte innehåller dem.
Skicka ett ersättningsbrev innan du spenderar
Om du inte väntar på förhandsgodkännande skulle det leda till ett förlorat tillfälle, begära återbetalning innan du spenderar några pengar. Genom att göra din förfrågan skriftligen kan du skapa en budget för evenemanget eller projektet och ge förhandsgranskning för hur och varför att spendera pengar kommer nu spara pengar.
Exempel:
Kära Allen Jeffries:
Medan du lämnade dina inköpshandlingar lärde jag mig att Arizona Corporation Commission tar ut en avgift på 35 USD för snabb behandling för att reservera ditt önskade företagsnamn. Som vi diskuterade i vårt möte förra tisdagen kräver ditt önskade företagsnamn "Wild Turkey Surprise" en behandlingsavgift på $ 10 för att reservera den för de närmaste 120 dagarna. Genom att lägga till den snabba avgiften säkras namnbokningen senast fredagen den 11 maj istället för torsdagen den 17 maj. Betala den snabba bearbetningsavgiften säkerställer att du äger namnet innan Alphabet Sign Company gör neonskylten du beställde på västsidan av din restaurang. Det ger oss också tid att få svar från Warner Brothers att se till att de inte anser att namnet är ett brott mot varumärken eller upphovsrätt.
Sedan tidpunkten kommer jag att betala den snabba bearbetningskostnaden om jag inte hörs från dig vid middagen imorgon och jag kommer att skicka in min återbetalningsförfrågan tillsammans med min vanliga veckoutgiftsrapport.
Vänliga hälsningar,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Per Diem Etiquette
Internal Revenue Service säger att en per diem täcker logi, måltider och tillfälliga utgifter när arbetstagaren reser i affärer. Anställda måste lämna in en kostnadsrapport inom 60 dagar, eller per dag blir beskattningsbara löner. Rapporten måste innehålla datum då resan ägde rum, affärsändamål och plats för resan. Arbetstagaren måste också bifoga intäkter för inresa. Hela per diem betalningen blir beskattningsbar om din arbetare inte lämnar in en kostnadsrapport.
Exempel:
Attn: Robert Morgan, ekonomichef
Kära Robert Morgan:
Inslagen är min kostnadsrapport för mars 2018. Jag har bifogat mina kvitton för den planerade tre nätters vistelse på Sandals på Sanibel Island mellan 5 och 7 mars för vårt årliga försäljningsutbildningsseminarium. Jag lade till avgifterna för de ytterligare tre nätterna av logi i Denver, Colorado mellan 7 och 12 mars, medan de hanterade vildmarkstrejken i vårt centrum. Jag har också lagt in kvitton för kemtvätt min kostym efter en anfallare kastade en vattenballong fylld med röd färg på mig, liksom en uppskattning av kostnaden för en ny outfit. Torktumlaren kunde inte ta bort alla fläckar. Jag har inkluderat ett citat från Men's Wearhouse, Ted's Clothiers och The Suit Depot för en ny jacka, byxor, klänningskjorta, slips och skor eftersom alla hade betydande skador.
Vänliga hälsningar,
James S. Corwin, försäljningschef, butik # 3126, Phoenix, Arizona
lärare
Många skolor ersätter inte lärare för något klassrum som de kan köpa. Skolområdena kan täcka åtminstone en del kostnader för vidareutbildning, däribland betalning för resor, logi, böcker, provavgifter och studiematerial. Du kan dra upp till 250 dollar per år på din inkomstskatt om ditt distrikt inte ersätter dig. Konsultera med din rektor och skolans superintendent innan du spenderar några pengar.
Exempel:
Kära Herr Polk:
Årets klass är 10 procent större än förra året, men jag fick bara 15 läroböcker i användbar skick för min 33 studenter. Även om du är korrekt att eleverna kan dela en bok i klassen kommer de inte att kunna studera tillsammans hemma. Om du skriver ut alla extra arbetsbokssidor får du mig att löpa igenom hela års pappersbidrag före den 30 september, vilket ger mig inget annat val än att köpa nya läroböcker eller köpa mer kopiapapper.
Jag beräknade att även om alla sidor skrivs ut felaktigt, kommer jag att behöva 32 extra reamar av kopieringspapper mellan 1 oktober 2018 och 31 maj 2019. Vid massräntor var jag citerad $ 4 per ream, för totalt $ 128. Eftersom de flesta föräldrarna redan betalar $ 65 per år i skolavgifter, anser jag att det skulle vara en börda att be dem att betala för kopior när deras barn redan ska ha läroböcker. Jag är villig att köpa pappret själv så länge skoldistriktet kommer att betala tillbaka mig vid något tillfälle. Som jämförelse har jag inkluderat priser från Staples, Office Depot och Walmart.
Vänliga hälsningar,
Angel Harris, Grade 5 Science, Rolling Hills Middle School
Medarbetare
Om du lånar pengar, verktyg eller leveranser till en medarbetare, bör du i förväg komma överens om detta är en gåva eller ett lån. De flesta medarbetare kommer att göra en insats för att balansera böckerna, men vissa kan glömma din generositet om du inte begär återbetalning. Om du har skrivit ett skriftligt avtal av något slag, skulle du ha stöd för ett anspråk på små ärenden om det behövs. Om ditt arrangemang var verbalt och privat, med ingen annan närvarande, skulle du få liten tur att få pengarna eller egendomen tillbaka.
Exempel:
Provbrev för ersättning av utgifter med föregående skriftligt avtal:
Kära Bob:
När jag köpte ditt transitpass för mars var det med förståelsen att du antingen skulle betala mig eller köpa mig ett pass för april. Jag bifogade en kopia av återbetalningsavtalet du skrev innan jag köpte ditt pass. Vänligen betala mig $ 62 i fredags eller jag måste lägga till en $ 5 sen avgift. Tack för att du har tagit hand om detta ASAP.
Vänliga hälsningar,
Roland
Återbetalningsbrevformat utan föregående skriftligt avtal:
Kära Zach:
De tre luncherna jag köpte dig förra veckan uppgick till 39,20 dollar. Vänligen betala minst hälften av det senast fredagen och resten före 24 april. Jag förstår att du kämpar, men jag använde en del av veckans gaspengar för att köpa dessa måltider för dig. Tack för att du tagit hand om problemet direkt.
Din lagmedlem,
Janet
