Företag gör löpande utgifter för att driva och underhålla sina affärer, och detta är en del av en cykel av ådra sig och betala utgifter. Ledningen vill vanligtvis minimera företagets kostnader för att förvärva och behålla inventarier, leveranser och kostnader som en del av utgiftscykeln.
Företaget har andra cykler, inklusive en omsättningscykel som spårar kundorder och försäljningsprognoser och en produktionscykel som innehåller affärsverksamhet och information som kommer från produkttillverkningen. Ett företags utgiftscykel handlar om information från lager och andra objekt som den behöver köpa.
Utgiftscykeln i åtgärd
Informationsflödet till och från utgiftscykeln. Produktionscykeln och försäljningscykeln ger både information om när och hur mycket pengar ett företag behöver spendera på ytterligare lager, till exempel.
Informationen strömmar från utgiftscykeln beträffande den mängd nya inkomna inventeringar, hur mycket pengar som ska betalas och förfallodagen för betalningar. Företagen använder vanligtvis tre olika typer av transaktioner i sin utgiftscykel, inklusive kontantutbetalning, kreditinköp och inköpsavkastning.
Förklara inköpscykeln
Ett företag initierar vanligtvis ett inköp genom att förbereda en inköpsorder. Detta dokument skickas till en leverantör, och säljaren fyller i ordern och förbereder en faktura och noterar inköpsordernumret. När försäljaren skickar in varan registrerar det mottagande företaget kvittot och vidarebefordrar det till sin bokföring, medan de fysiska varorna placeras i ett förrådsområde som ska säljas eller göras till andra varor till salu.
Företagen måste hantera inventeringen genom att hålla räkningen av enheterna i lager och bestämma hastigheten eller hastigheten vid vilken dessa varor säljer. Inköpsavdelningen kan över tiden uppskatta hur ofta det måste göra en ny inköpsorder eller en ny lagerorder för att hålla varor i lager på en kontinuerlig basis.
Visar utgifter på finansiella rapporter
När ett företag köper lager, visar det köpet som en kostnad på resultaträkningen. Tidpunkten för utgiften skiljer sig beroende på om bolaget använder periodiserad bokföring eller kassabasering. Om företaget köpte inventeringen på kredit, skulle du se lagertillskottet i balansräkningen som en tillgång, och även som ett betalningsbelopp.
Betalningsbalans
Som en del av ett företags utgiftscykel kan dess balansräkning fortsätta att växa, eftersom det spenderar mer pengar på att förvärva lager och tjänster. Varje månad gör företaget betalningar för att minska saldot på leverantörsskulder eller dess pengar till leverantörerna.
När företaget betalar en räkning och sänker balansräkningen, har den slutfört utgiftscykeln. Företagen har annan verksamhet i en cykel, inklusive en lönecykel där ett företag registrerar löner som förvärvas av anställda och sedan utfärdar periodiska lönecheckar.
Försäljnings- eller intäktscykel sker när företaget säljer varor eller tjänster, levererar dem till kunder, utfärdar en faktura och tar emot betalning. En finansieringscykel sker när ett företag utfärdar skuld, t.ex. företagsobligationer, och betalar sedan av det.
