När man hanterar ett projekt vet man om vad leveranserna innebär. "Leveranser" är en catch-all term som man alltid hör i affärer, och det skulle vara lätt att tro att det hänvisar till fysiska produkter man tar emot, men det är långt mer omfattande än det.
Vad är leveranser?
I huvudsak är leveranser resultatet av ett projekt. Men det finns några typer av leveranser: interna och externa leveranser och projekt- och processleveranser.
Externa leveranser är de tjänster eller produkter som en kund eller kund har engagerat ett företag att tillhandahålla. Det är något som ditt företag skapar för försäljning för att generera inkomst för företaget.
Interna leveranser är uppgifter och arbete som fullföljts inom företaget som inte är kunddrivet men ett krav för att verksamheten ska kunna drivas framgångsrikt. Arkiveringsskatter, pappersarbete och hantering av konton anses alla vara interna. Interna leveranser kommer aldrig att passera en kunds skrivbord, men de kan produceras för myndigheter som IRS eller licensieringsorgan. De är fortfarande inom (internt) ditt företag, eller nödvändigt för att driva ditt företag.
Projektleveranser och processleveranser omfattas båda av kategorin externa leveranser eftersom de relaterar till klientbaserat arbete.Projektleveranser är kundstyrda resultat; Alla produkter och tjänster som ska tillhandahållas till kunden som ett resultat av projektet.
Processleveranser, å andra sidan, är något av det arbete som utförts för att slutföra projektet som kan levereras. De är dokument, planer, mock-ups, eventuella förtydliganden om räckvidden och till och med arbetsstrukturuppdelningar som skapas för det interna laget.
Förstå projektleveranser
När kunder eller kunder deltar i ett företag för att tillhandahålla en tjänst eller sälja en produkt till dem, är det resultat de erhåller projektet levererbart. Det kan vara en fysisk produkt, men det kan också vara något immateriellt, som en tjänst, en rapport eller en datorfil.
Till exempel när ett flygbolag träffar Boeing för att komma med ett nytt flygplan för dem, kommer de att ange vad de behöver från planet - från storlek till sittplatser och design. Planet blir leveransbar. Och om ett företag håller en intern konferens och anställer en transkriberare för att spela in och dokumentera händelsen, är deras transkriptionsfiler också leveranser.
Leveranser kan vara kreativ produktion, maskinvara, programvara, dokument, utrustning och andra tjänster. De kan vara kortsiktiga jobb eller massivt komplexa långsiktiga projekt.
Ju tydligare leveranser definieras i projektkontrakt, ju mjukare leveransprocessen går.
Definiera projektleveranser
Det räcker inte att säga vad det är som kommer att levereras i slutet av projektet. Det är viktigt att ha ett tydligt räckvidd, kostnader och tidslinjer som anges i leveransavtalet, så båda parter är överens om vad som kommer att levereras, när det kommer att levereras och för hur mycket.
Tänk dig att du anlitar för leverans av en ny företagswebbplats för ditt klädföretag. Ju mer specifika du kan tillhandahålla vad du behöver av webbplatsen, desto mer sannolikt är du att få de leveranser du önskar.
Därför bör det beskrivas alla aspekter som du behöver från webbplatsen med en beskrivning av resultaten.
- En dynamisk e-handelsportal där kunder kan se kläder i flera visningar med inzoomsfunktioner.
- Kunder kan köpa online med kreditkort, PayPal och Interac i flera valutor.
- Integrerande adresslista aggregering finns på marknadsavdelnings önskelista.
- Produktavdelningen vill att webbplatsen ska uppdateras enkelt med ny produkt, men det måste också anpassa bolagets inventering 24/7, så produkterna säljs inte över eller lämnas osålda på grund av dålig dataspårning.
Var och en av dessa aspekter kan beskrivas i projektkontraktet. Processleveranser bestäms sedan internt av projektgruppen på ett sätt som snabbt leder projektet framåt så att tidsfristerna för externa leveranser kan uppfyllas.
I det här fallet kan det finnas mer än en levererbar. Den första kan vara mock-up av webbdesignen, och den andra leveransen blir den fungerande webbplatsen eller wireframe. Den första leverans kommer att behöva godkännas innan den andra leveransen kan skapas, och kontraktet måste ha klarat leveransens acceptanskriterier.
Steg i att definiera leveranser
De två viktigaste orden att komma ihåg när man definierar leveranser är "specifika" och "mätbara".
Särskilda detaljer kommer i projektplaneringsfasen, och det är där detaljerna kommer att beskrivas för vad som behöver bli resultatet. den leveransbara. När detaljerna är bekräftade kan kostnaderna och arbetskraften räknas ut och en budgetklient godkänd.
Milstolpar är en del av den mätbara aspekten av leveranserna, men de är för internt bruk - processleveranser - bara en kontrollpunkt på olika sätt på väg att slutföra projektet och frigöra kundens arbete.
En annan aspekt av den mätbara delen av projektresultat är att de måste uppfylla acceptanskriterier. För detta ändamål måste klienten vara tydlig i vad de behöver under kontraktskriften, eller de kan få liten ersättning om deras leveranser saknar vad de förutsåg.
Baseliner och milstolpar
Antingen arbetar du på ett projekt som kräver leveranser, eller du är engagerande för att få leveranser. På ett eller annat sätt behöver projektet ha baslinjer och milstolpar för att säkerställa framgång.
Projektbasinjer kan antingen vara omfattningsbaslinjen, schablonbaslinjen eller kostnadsbaslinjen. Tillsammans är de prestationsbaserade mätvärdena och de definieras inte förrän projektplaneringen är klar. De ska vara ett ramverk för tillsyn när projektet pågår.
Kostnadsbaslinjen är den förväntade budgeten. Omfattning täcker vad projektets hela sortiment är och vad förväntningarna och resultatet ska vara. Schemat är tidslinjen för körning och leverans. Om eller när projektuppgifter ändras måste det noteras och baslinjen måste ändras.
Vid övervakning av grundlinjens noggrannhet är milstolpar viktiga. Milstolpar är uppgifter eller prestationer som, när de är färdiga, hjälper till att påskynda de slutliga resultaten av något projekt. Milstolpar kan vara stora prestationer, som att ramverket är färdigt i ett nytt lager, eller något som ett kontrakt undertecknas. Milstolpar är i allmänhet en intern funktion, ett sätt att övervaka framsteg som hjälper projektgruppen att stanna på målet för slutdatum.
Om ett projekt milstolpar missas eller baslinjen byter, betyder det att leveranserna kanske inte uppfyller tidsfristen.
Hantera projektleveranser
Scope creep kan spåra leveranser om projektets omfattning expanderar efter att saker har börjat. För att begränsa detta ska du vara tydlig om vilka leveranser som är inblandade i det ursprungliga projektavtalet och bygga in ytterligare tid och budget efter behov om nya leveranser läggs till. Var noga med att få godkännande från alla intressenter i dessa fall.
Kunder och andra intressenter kan förbättra projektets framgång genom sina insatser om vad acceptkriterierna ska vara. Var tydlig på den avsedda slutanvändningen av de leveransbara och vad syftet är för att säkerställa att du uppfyller behoven och kraven på leveranserna.
Anvita projektledningsprogramvara för att hålla alla på mål och aktuella om projektets framsteg och hur mycket arbete som behöver göras för att slutföra. Detta kan vara särskilt produktivt där det finns mer än en extern leveransbar. Se till att processer, tidslinjer och mål är tydliga och enkla och delegera uppgifter.
