Kontraktsförvaltningens bästa praxis rekommenderar regelbundna överensstämmelsesrevisioner. I motsats till finansiella revisioner, som vanligen sker årligen, uppkommer kontraktsrekommendationer oftare. Till exempel innehåller ett revisionsschema för ingenjörs- och byggkon- trakt ofta månadsvisa betalningsrevisioner, samt kvartalsvisa, halvåriga eller årliga revisioner för längre projekt. Fullständigt förståelse för efterlevnadskontroll ökar chansen att du kommer att fånga misstag som annars kan leda till slöseri med utgifter och kostnadsöverskridanden.
Upprätta revisionsmål
Om översynen sker inom kontraktet ska livscykeln bestämma revisionsmålen. En kontrollrevision - en som sker tidigt i kontraktets livscykel - fokuserar vanligtvis på att utvärdera entreprenörens processer och interna kontroller. Målet är att förbättra kommunikationen och identifiera och effektivisera processer med risk för överskridande. En återhämtningsrevision - en som sker månadsvis eller före det slutliga kontraktets betalning beror - letar efter faktureringsavvikelser, såsom ogiltiga, överdrivna och dubbla avgifter. Målet är att förhindra faktureringsfel och återställa överbetalningar.
Montera revisionsgruppen
Vid beslut om revisionsgruppens storlek och sammansättning, se på kontraktets storlek och komplexitet. Både kontroll- och återhämtningsrevisionsgrupper ska minst innehålla kontraktsledare, en företrädare från bokföringsavdelningen och en neutral tredje part. Stora eller komplexa kontrakt kan dock kräva ytterligare lagmedlemmar som är bekanta med kontraktsförvaltnings- och revisionsförfaranden. Om revisionen avslöjar bedrägliga aktiviteter kan det vara nödvändigt att ta med en erfaren rättsmedicinsk revisor eller bedrägeribekämpare.
Kontrollrevisionsförfaranden
En kontrollrevision ser främst ut på fakturerings- och betalningsförfaranden och förebyggande kontroller. Förfarandena inkluderar en intensiv granskning av kontraktet och både kontraktsgivare och leverantörsskulder fakturerings- och betalningsdata. Översynen söker efter adekvata interna kontroller som tulldelning, ett tillståndssystem och informationssäkerhet. Test kan innefatta att skapa, bearbeta och betala en provfaktura, ofta introducera avsiktliga fel för att se om befintliga kontroller är effektiva.
Recovery Audit Procedures
Månatliga återhämtningsrevisioner försonar entreprenörens senaste jobbkostnadsrapport till de belopp som faktureras under den aktuella perioden. Revisorer börjar genom att granska jobbkostnadsrapporten och jämföra den med avtal om fakturering och betalningsvillkor. Baserat på närvaron av några röda flaggor kan revisorer välja och testa några eller flera provtransaktioner för olika typer av kostnader, såsom arbetskraft, material, administrativa och allmänna kostnader. Transaktionstester består vanligtvis av omräkningar och konstruktion av revisionsspår. Enligt KPMG ser revisions-, skatte- och rådgivningstjänsten revisörer på att det finns avvikelser som betydande övertid, omklassificeringskostnader, kostnadsöverskridande kostnader, ovanliga eller saknade kostnadsbeskrivningar, stora eller ovanliga dollarbelopp, kostnader som uppstod innan kontraktet började och hushållets kontorshushåll kostar.
Skapa en uppföljningsrapport
Efter revisionen utarbetar och skickar laget en slutrapport till företagets ägare och entreprenören, vanligtvis i ett möte mot ansikte. Fastän fynd bestämmer hur mycket information rapporten innehåller innehåller fokus på att identifiera, förklara och ge rekommendationer för att åtgärda skillnader eller ineffektiva förfaranden. Revisorer uppger också målen samt förklarar kontraktsöversyn och granskningsprocedurer.
