Att växla från manuell till datoriserad redovisning är en stegvis process som kan utföras enkelt och effektivt. Om det är slutet av räkenskapsåret kan du börja med början av det nya räkenskapsåret. Det finns inget behov av att mata in data från tidigare perioder, med undantag för bokslutskommunikén. Om det inte är slutet av året måste du bestämma om du vill vänta till slutet av året eller in i systemet alla detaljerade data fram till den tiden i året.
Forskning och besluta om den datorutrustning som du behöver för ditt datoriserade bokföringssystem. De flesta datorer har idag kapacitet för ett bokföringspaket för mindre företag. Se till att din dator har en hårddisk med flera gigabyte lagringsutrymme. När tiden går, växer dina datoriserade register och du vill att datorn ska hålla några år. Du kommer också vilja ha ordbehandlings- och kalkylprogram, samt internet- och e-postfunktioner.
Ställ in din datorutrustning och upprätta din Internetanslutning. Det här steget är viktigt eftersom alla mjukvarupaket med bokföring kommer att ha onlinehjälp om du stöter på ett problem. Också som en del av din datorinstallation skapa ett sätt att säkerhetskopiera dina filer. Du bör säkerhetskopiera dina data varje dag eller ännu oftare när du arbetar med något kritiskt. Filer kan enkelt säkerhetskopieras på bärbara enheter. Det är viktigt att inse att ett bokföringssystem är en databas från vilken information hämtas vid behov.
Forskning och bestäm vilket programvara som är bäst för ditt företag. De flesta små företag gör det bra med ett programvarupaket som inte är färdigt, till exempel QuickBooks eller Peachtree.
Ställ in programvarupaketet genom att följa de inbyggda menyerna. Skapa ett diagram över konton för din huvudbok. Ställ in dina bankkonton och lägg till all nödvändig information om dina leverantörer och dina kunder.
Ange den detaljerade transaktionsdata som krävs för att uppdatera de datoriserade böckerna. Du kommer att behöva ange bokslutskommunikén från föregående år som startfrist för det aktuella året. Ange sedan detaljerade transaktionsuppgifter för varje månad under det aktuella året tills du är uppdaterad. Om det är slutet av året, sätt helt enkelt inbördesbalanserna för det nya året och arbeta framåt, skriv in bokföringsdata när transaktioner och händelser inträffar. Du arbetar nu på ett datoriserat bokföringssystem.
Bestäm om du vill ha tidigare årsredovisning som ingår i systemet. För att kunna tillhandahålla historia i datorerna, kan du lägga till bokslutet från tidigare år. Du kan göra det varje månad, kvartalsvis eller årligen gå tillbaka flera år. Det finns inget behov av att lägga till detaljerade transaktionsdata i historiken, men det bör finnas ett spår som går tillbaka till manuella poster.
