Ett arbetsflödesdiagram representerar visuellt rörelsen och överföringen av resurser, dokument, data och uppgifter genom hela arbetsprocessen för en viss produkt eller tjänst. Ett framgångsrikt byggt flödesschema representerar det korrekta arbetsflödet snabbt och tydligt.
Förbättrad effektivitet och undvikande av flaskhalsar
Många arbetsprocesser kan bli komplicerade och komplexa, så det är viktigt att visuellt representera hur uppgifterna är färdiga för att förbättra medarbetarnas förståelse och effektivitet. I arbetsflödesdiagrammen anges tydligt vem som är ansvarig för varje steg, vilka dokument och resurser de behöver och hur mycket tid som behövs vid varje steg. Att känna till roll och resursbehov för produktion gör det möjligt för ledningen att enkelt definiera svagheter och lindra flaskhalsar. Flaskhalsar är några aspekter av arbetsflödet som hindrar och saktar processens totala cykeltid.
Ökad ansvarsskyldighet och kommunikation
Visuellt representerande hela arbetsflödesprocessen gör det möjligt för anställda att bättre förstå inte bara deras arbetsansvar, men också andra anställdas roller, vilket ökar ansvaret. Att skapa ett framgångsrikt, korrekt arbetsflödesdiagram ökar kunskapen på arbetsplatsen på grund av den nödvändiga forskningen och datasamlingen. Kommunikationen förbättras också när anställda har en bättre förståelse för arbetsflödet.
Använda former för att visa aktivitet
Arbetsflödesdiagram använder specifika former som motsvarar olika typer av aktiviteter. En oval visar var arbetsflödet börjar och slutar. Rektanglar representerar en processaktivitet, uppgift eller analys. Diamanter innebär en beslutsprocess, vilket vanligtvis resulterar i två möjliga arbetsflödesriktningar. Om svaret på ett beslut är ja fortsätter arbetsflödet på den avsedda vägen, men om svaret inte är kan arbetsflödet behöva ta en annan rutt för att lösa problemet. Ett diagram med många diamantformer kan vara svårare att följa visuellt. Cirklar representerar kontakter från en aktivitet till en annan.
Implementera arbetsflödesdiagram
Trots att utformningen av arbetsflödesdiagrammet kan vara en omfattande och tidskrävande process kan implementeringen vara svårare. Chefer kan inte bara skicka ett diagram på arbetsplatsen och förvänta sig att anställda levererar till det utan någon vägledning. De flesta diagrammen måste kopplas till en arbetsflödesförbättringsteori, t.ex. mager tillverkning, Six Sigma eller total kvalitetshantering. (Se referens 1)
Alternativ till arbetsflödesdiagram
Vissa företag använder alternativ till arbetsflödesdiagram som process, affärsplanering och flödesstyrning. En process eller processkarta är ett mycket liknande koncept för arbetsflöde och arbetsflödesdiagram. En arbetsprocess är mer specifik än arbetsflödet och fokuserar mer på inmatningar och utdata än överföring av data, dokument och uppgiftsansvar. Affärsplanering fokuserar mer på långsiktiga mål istället för att förbättra det nuvarande arbetsflödet. Chefer som är intresserade av flödesstyrning ser specifikt ut för att förbättra lagerstyrningen.
