Välgörenhetsorganisationerna stora och små nytta av att bjuda på supportrar att festa för ett ändamål. Att organisera en cocktailparty fundraiser bygger medvetenhet och höjer pengar samtidigt. Från en liten kontanthändelse till årets gala, planera din insamlingsfest för framgång.
Till tema eller inte till tema
Välgörenhetscocktailhändelser finns i alla former och storlekar. Arbeta med din personal och volontärerna för att spola ut en tydlig vision för vad din blir. Tema händelser kan vara så enkelt som svart-tie eller så komplicerat som en maskerad boll. Barbaserade fundraisers kan involvera vinprovningar, ölprover, champagnebröd eller full-bar bashes. En semester cocktailparty kan vara svart-slips med Santa hattar. En sommar-teman gala kan innehålla ett Mad Hatter te parti koncept. Ditt koncept bestämmer vilken typ av mat, dryck och underhållning du vill erbjuda, så du kan identifiera vilka sponsorer som ska gå efter.
Begär om donationer
Hjärtat av insamling är frågan. Beroende på din typ av fundraising cocktailparty, vill du be om donationer av mat, dryck, underhållning och reklam. Om du vill ha öl och vin, var noga med att fråga lokala bryggerier och vinmakare till partner på evenemanget genom att servera prov på den. Nå ut till musiker om donation av föreställningar. Lokala restauranger kommer ibland att ge prov vid en cocktailhändelse som deldonation, delmarknadsföring för sin verksamhet. Närma media och webbplatser för att se om de skulle överväga att vara en branded sponsor för evenemanget i utbyte mot att hjälpa till att publicera det. Beroende på spritlagar i ditt område har spritdistributörer ibland kampanjer som gör det möjligt för dem att donera också. Fråga alla och fråga stort. Om du avvisas tackar du den potentiella givaren för sin tid och fortsätter till nästa potentiella givare.
Bokning en plats
Om din organisation eller välgörenhet inte har ett utrymme som är lämpligt för att hålla en cocktailhändelse, måste du hitta en plats. Gör en lista över dina idealiska ställen och fråga dem om de kan rymma dig. Be dem om en donation eller en reducerad skattesats. Unika lokaler som en botanisk trädgård, en turbåt eller gemenskapsteater hjälper till att utveckla intresse för ditt evenemang eftersom de erbjuder sina egna drag. Restauranger och nattklubbar kan ha privata rum tillgängliga för dig. Många hotell har fortfarande balsal. Men var försiktig med att välja en plats som är rätt storlek för antalet personer du rimligen förväntar dig att underhålla.
Budgetering och prisinställning
Nu när du har donerat varor och tjänster kan du bestämma hur mycket du behöver spendera på extra mat, dryck, inredning och reklam. När du har en klar uppfattning om hur mycket det kostar för mat, dryck, arena och underhållning, bestämma hur mycket du ska spendera på dekorationer och reklam, inklusive tryckkostnader. Dela upp summan av alla dessa med antalet biljetter du är övertygade om att du kan sälja. Det resulterande numret är din kostnad per person som deltar. Om du säljer biljetter kommer du vilja tänka på att dubblera det numret för att bestämma ett biljettpris. Om du bara gör en kontantfält kan det här antalet vara din genomsnittliga dryckeskostnad. Faktor i det belopp som du hoppas höja, trimma din budget överallt du kan och fokusera på att sälja din händelse.
Marknadsföring och försäljning biljetter
Om du säljer biljetter, fråga din personal, volontärer och sponsorer till alla hjälp att sälja biljetter till evenemanget. Dra nytta av varje gratis communitykalender alternativ online och i tryck i hela ditt samhälle. Nå ut till media och webbplatser i din stad och be dem att nämna din fundraiser. Ge ut gratis biljetter som en kampanj. Sätt upp flygplan och om det är i din budget för att göra det, annonsera så mycket du kan.
