Schemaläggning är en av de vardagliga administrativa uppgifter som ingen vill göra; men misslyckande med att utveckla ett systematiskt sätt att spela in viktiga datum och milstolpar kan förstöra de bästa planerna. En huvudkalender bör innehålla viktiga datum, automatiseras och inkludera ett ticklersystem för att meddela personer om kommande datum. För att skapa en huvudkalender effektivt måste den vara intuitiv, effektiv och ha välskrivna förfaranden för alla användare.
Utse en person för att hålla ansvar för underhåll och säkerhetskopiering. Den här personen bör vara ansvarig för att granska och ange nyckeldatum på kalendern före distributionen.
Ange slutdatum och deadlines. Slutdatum är kanske den viktigaste anledningen att skapa och upprätthålla en gemensam mästerkalender. Dessa datum ska stå ut och anges i fetstil, färgat eller alla kepsar.
Arbeta med proffs och supportpersonal för att bestämma ticklerdatum före tidsfristen. Detta är beroende av aktivitet och organisation. Till exempel kanske du vill ge en påminnelse en vecka före ett stort budgetmötet. En glad happy hour kan emellertid bara kräva en påminnelse en timme före evenemanget. Du vill också bygga i tid för resor om evenemanget inte finns i direktkontoret.
Bestäm en process för att informera användare om förändringar. Detta kan vara en formell eller informell process. Det bör emellertid klart beskrivas i förfarandena. Du måste också ge ett sätt att bekräfta ändringen. Det här kan vara ett snabbt e-postmeddelande med en bekräftelseförfrågan till all personal eller mötesdeltagare.
Ge möjlighet att inkludera uppföljningsdatum. Uppföljningsdatum är datum som kommer upp som ett resultat av ett annat möte. Det vill säga de är kopplade till ett originalmötet. Ett exempel skulle vara en AR (åtgärd som krävs) för finansiering för att slutföra före nästa möte. Att kunna fästa uppföljningsdatum till det ursprungliga mötet är ett bra sätt att automatisera processen och ge mer effektivitet till nästa möte eller händelse.
Skriv ut huvudkalendern både dagligen och vecka och distribuera. Detta är valfritt beroende på organisation.
Placera kalendern på en central plats. Det här kan vara online, i en delad fil eller på en gemensam anslagstavla.
