Upprätta inköp
Projektportföljprocessen är en metod som kan maximera utmatningspotentialen för alla projekt som din organisation vidtagit på en viss tid, med begränsad resursbegränsning. Innan du påbörjar din projektportföljförvaltning, skapa en miljö för förståelse och samarbete mellan viktiga beslutsfattare i din organisation. Projektportföljprocessen kan innefatta uppsägningsprojekt som kan vara framgångsrika och i rätt tid till förmån för projekt som har större ekonomisk eller strategisk inverkan på din verksamhet. Det är viktigt att chefer förstår detta koncept för att undvika känslor av vrede när detta händer. Främja en teambaserad inställning till projektval istället för att identifiera små grupper av anställda med specifika projekt. Detta kommer att undvika känslor av avslag som uppstår i projektgrupper som omfördelas eller delas mellan nya projekt.
prioritera
Under projektportföljförvaltningen kommer du att tilldela resurser, inklusive tid, pengar, anställdsproduktivitet och teknik för de projekt som bidrar mest till företagets lönsamhet. Innan du överväger några specifika projekt, utveckla en lista över prioriteringar för att bedöma var och en. Ständigt övervaka din prioritetslista och anpassa den till förändrade strategiska mål och utvecklande affärsklimat. Föremål för att prioritera dina projekt kan vara kostnad, bidrag till intäkter, marknadsföringseffekter, tidsramar och uppnåendet av specifika mål.
Bestäm kapaciteten och efterfrågan
Alla organisationer står inför problemet med att använda begränsade resurser på det mest effektiva sättet. Samla information om din resursförmåga och resursbehoven för varje projekt innan du använder din prioritetslista för att bestämma vilka projekt som ska genomföras. Den totala resursbehovet för alla valda projekt kan inte överstiga företagets resursförmåga. Till exempel, om ditt företag har tio datorer och tjugo anställda tillgängliga för projektarbete, kan du inte välja en portfölj av projekt som kräver tjugo tre anställda och elva datorer. Budgetbegränsningar är också en stor faktor när man bestämmer den optimala projektmixen.
Optimera projektportföljen
Beväpnad med din lista över prioriteringar och information relaterad till resurskapacitet och resurskraven för enskilda projekt, är du nu beredd att välja en uppsättning projekt att genomföra som maximerar strategisk relevans för ditt företag. Tänk på att projekt som inte är initialt valda elimineras inte nödvändigtvis. mindre prioriterade projekt kan genomföras när resurser frigörs genom fullbordandet av prioriterade projekt.
Flera mjukvarupaket finns för att hjälpa dig i projektportföljprocessen, men för enklare projektportföljer kan ett beslutsträd användas för att beskriva alla möjligheter som är relaterade till kombinationen av projekt som valts. Följ länken i slutet av denna artikel för ett exempel på ett projektbesluts träd.
Först lista varje projekt, tillsammans med dess totala kostnad och krav för anställda, teknik och andra resurser. Därefter dela ut de projekt som står högst enligt dina projektprioriteringar, och välj sedan en portfölj av projekt som ska genomföras. Kom ihåg att de totala resurskraven för alla valda projekt måste vara mindre än din totala resurskapacitet. När nya potentiella projekt införs i din organisation, och när pågående projekt är avslutade, se projektportföljprocessen för att bestämma vilka nya projekt som förtjänar de nyligen tillgängliga resurserna baserat på din uppdaterade prioritetslista och resursförmåga.
