Dokumentarkivering är lagring av dokumentation som inte längre används aktivt, men organisationer måste behålla denna dokumentation som en typ av historisk post. Vanligtvis kan organisationer och företag arkivera dokument, men individer kan också arkivera dokumentation av olika anledningar. En rad överväganden och metoder associerar med dokumentarkivering. I vissa fall kommer en organisation att ha en uppsättning väldefinierade policyer för hantering av dokumentation, inom vilken organisationen beskriver en arkivförfarande. Organisationer kan arkivera olika medietyper, inklusive elektroniska, relativt enkelt.
Ändamål
Organisationer arkiverar dokument av olika skäl, i de flesta fall relaterade till organisationens övergripande syfte eller roll. Organisationer arkiverar ofta dokumentation eftersom det är av kulturell eller historisk betydelse. Alternativt kan ett företag ha en rättslig eller ekonomisk anledning att hålla en tillförlitlig registrering av tidigare dokumentation, för vilken arkivering är den mest effektiva förvaltningsmetoden.
överväganden
Varje organisation med behov av dokumentarkivering måste noggrant överväga sina förfaranden. Att bestämma vilken dokumentation som behöver arkiveras, både när det gäller tidigare och pågående verksamhet, är naturligtvis det primära övervägandet. För den pågående dokumentationen som en organisation producerar kan organisationen komma fram till ett slags schema för arkivering. Arkiveringsmetoderna varierar också, och förskottet av datateknik har infört en mängd nya verktyg och erbjuder i många fall effektiva och kostnadseffektiva lösningar.
Verktyg
Från och med 2011 har mjukvaruverktyg för dokumentarkivering ökat, vilket ger organisationer fler möjligheter att arkivera till lägre kostnad. Organisationer kan använda programvaruarkivering som ett verktyg, inte bara för dokument som de lagrar i elektronisk form, men också för pappersdokumentation och andra medier. Organisationer kan skanna eller konvertera icke-digitala föremål för lagring i elektronisk form, vilket minskar mängden fysiskt utrymme som krävs för effektiv lagring.
risker
Risker är inneboende i något dokumentarkivsystem, och organisationer måste överväga dessa när de skapar organisationsarkivpolicy. Fördelen med att lagra dokumentation i elektronisk form gäller endast om arkiven är säkra. Organisationer måste därför använda adekvata skyddsåtgärder för att skydda arkivets stabilitet och säkerhet, vilka arkiveringsverktyg och tjänster adresserar på olika sätt.
fördelar
Fördelarna med att ha ett effektivt arkivsystem för dokument har ökat med tekniska lösningar. Elektroniska journaler upptar mindre fysiskt utrymme och kan i vissa fall inte ens bo inom en affärs eller organisationens huvudlokaler. Exempelvis kan vissa organisationer använda en extern dokumenthanteringstjänst. En annan fördel med att använda elektroniska journaler är att organisationer enkelt och snabbt kan göra arkiverat innehåll tillgängligt vid behov, ofta i ett sökbart elektroniskt format.
