Oavsett om du beställer varor, ansöker om position, begär pengar, uttrycker uppskattning eller klagar, när du handlar med en organisation måste du skriva ett företagsbrev. Du bör följa fastställda rutiner och inkludera nödvändiga komponenter i varje brev du skriver. Börja med ett ark brevpapper med din organisations adress. Alternativt kan du skapa din egen personliga rubrik som innehåller ditt fullständiga namn, adress, postnummer, telefonnummer och e-postadress.
Datum
Lämna minst en blank linje mellan brevhuvudet eller rubriken och datumet. Använd det amerikanska datumformatet, till exempel den 23 maj 2011, när du skriver till organisationer inom USA. Använd inte prenumerationer som andra. Du kan antingen lämna rättfärdiga datumet eller fliken till mittpunkten och ange datumet.
Inside Address
Inre adress eller mottagarens adress börjar en tum (tre tomma linjer) under datumet. Det är alltid vänsterbegränsat. Dubbelkontrollera stavningen av mottagarens namn och adress. Inkludera en personlig titel, till exempel Mr, Mrs., Dr., Mrs eller Miss, och en företagsnamn som marknadschef. Om du är osäker på någon av titlarna, ring receptionisten vid organisationen.
Hälsning
Lämna en tom linje efter den inre adressen. Om du känner mottagaren kan du använda sitt förnamn, till exempel, Kära Maria. I andra fall, använd hennes personliga titel och efternamn, till exempel: Kära fru Johnson. Om du är osäker på mottagarens kön, använd det fullständiga namnet. Du kan inkludera ett komma eller kolon efter hälsningen eller släppa någon skiljetecken.
Kropp
Lämna en tom linje efter hälsningen. Enkelt utrymme och vänster motivera punkterna i brevets kropp. De flesta bokstäverna innehåller minst tre stycken. I första stycket införa syftet med brevet. Om du svarar på en jobbannonsering, namnge positionen och identifiera dess källa. Till exempel kan du skriva "Placeringen av marknadsdirektör som annonseras online beskriver exakt mina färdigheter och förmågor."
Andra och tredje styckena innehåller specifika detaljer som stöder detta syfte. Om du till exempel klagar på en produkt eller tjänst, ska du inkludere inköpsdatum, fakturanummer och orsaken till ditt missnöje.
Använd sista stycket för att omformulera syftet och det förväntade svaret. Till exempel, "Vänligen kontakta mig personligen om du har några frågor eller kommentarer angående vår nya produktlinje. Jag ser fram emot att betjäna dina företags korrespondensbehov under många år framöver." Lämna en tom linje mellan varje stycke.
Stängning
Lämna en blank linje efter sista stycket i brevet. Slut bokstaven med en lämplig kompletterande stängning, så som Vänliga hälsningar, Din eller Hyresvärd. Om ett kolon eller komma följde hälsningen, inkludera ett komma efter avslutningen. Lämna tre till fyra tomma linjer för din signatur. Avsluta med din maskinskrivna signatur och titel, till exempel John Stewart, försäljningschef.
