Moderna företagsbokstäver använder vanligtvis en av två skiljetecken som används: blandad skiljeteckning och öppen interpunktion. Blandad skiljetecken kräver ett kolon att följa öppningshälsningen - "Kära fru Smith:" - och komma för att avsluta komplementära nära - "Med vänliga hälsningar". I öppen interpunktion kan både kolon och komma komma att utelämnas. Denna stil är populär i USA och det blir också populär i Europa.
Vad är Open Punctuation?
Öppet interpunktion är ett relativt nytt begrepp i engelsk grammatik och har blivit populariserad med hjälp av datorer. Det innebär en minimal användning av skiljetecken i hela brevet. På grund av möjligheten att granska stavning och grammatikinnehåll elektroniskt har den öppna interpunktionsstilen blivit allt mer accepterad.
Exempel på öppen interpunktion är:
- JT Gör doktorsexamen istället för J.T. Doe, Ph.D.,
-
vänliga hälsningar istället för
Vänliga hälsningar,
* Kära herr Rodriguqez istället för Kära herr Rodriguez:
och så vidare. I grund och botten kommer du inte att använda perioder i akronymer, förkortningar eller tidpunkter på dagen. Lägg inte till kommatecken om det inte är nödvändigt.
Vad är Mixed Punctuation?
Om du föredrar en mer konventionell stil, överväg att använda blandad interpunktion. Detta brev formaterar bron mellan öppen och sluten punktsättning. Du lägger till ett kolon efter hälsningen och ett kommatecken efter avslutningslinjen.
Exempel:
Kära Herr Frazier:
Brevets kropp
Vänliga hälsningar, (ditt namn)
Punktering i adresslinjen
Traditionellt används kommatecken efter varje adressrad. Under de senaste åren har öppen interpunktion blivit alltmer populär i fullblåsa affärsbrev. I den här stilen finns det vanligtvis ingen interpunktion i slutet av adresslinjerna. Det betyder att varje rad i adressen kan lämnas utan skiljetecken:
ABC Corporation
ABC Street
Townville KY 40243
Men om du gillar den traditionella stilen bättre kan du använda ett kommatecken på varje adressrad, förutom den sista, vilket är den mer moderna stilen att skriva adresser på formella brev.
Punctuation i en amerikanska Vs European Business Letter
De traditionella USA: s regler för att skriva affärsbrev anger att ett kolon ska användas efter hälsningens hälsning på affärsbrevet. ett kommatecken ska användas efter kompletterande stängning. Denna stil kallas blandad skillnad. I Europa används däremot ett kommatecken traditionellt både efter den första hälsningshälsningen och den kompletterande närdelen i alla affärsbrev. Liksom i USA har öppen interpunktion också börjat accepteras här.
Punktering i kroppen
För blockformat eller format där varje rad börjar från den vänstra marginalen har layouten ändrats något. Brevets kropp hålls motiverad och en tom linje lämnas mellan varje stycke. Skiljetecken i brevets kropp bör följas, eftersom grammatik och syntax dikterar. Kroppssammanhanget förblir i stort sett densamma, med en inledande redogörelse för syfte och efterföljande stycken med bakgrund och stödjande information. Här används inte öppen interpunktion.
Företagsemail
Nyare versioner av Microsoft Office har mallar för affärsbrev där skrivstil använder mestadels öppen interpunktion. Till exempel erbjuder Microsoft Office 2000 tre typer av affärsbrevsguider som kan användas för att skriva de bokstäver du väljer. Alla dessa följer olika stilar och regler för skiljetecken.
