Du skulle inte vara den första affärspersonalen för att överväga hur man bäst hanterar en konfidentiell faxöverföring. Märk det "konfidentiellt" och du kan oavsiktligt bjuda nyfikenhet och en invasion av någons integritet. Hoppa över det och konsekvenserna kan bli ännu värre. Addera båda sakerna genom att märkbart faxa ditt fax som "konfidentiellt" på faxbladet. Sätt sedan in några tänder i ögonen-av varningen genom att skriva ett konfidentiellt sidfot på botten av arket.
Skapa ett nytt dokument i ditt ordbehandlingsprogram med 1-tums marginaler. Sätt in din företagslogotyp, om tillämpligt, högst upp på sidan.
Centrera ordet "Konfidentiellt" med fetstil högst upp på sidan. Aktivera bokstäverna för betoning. Under och centrerad lägger du orden "Fax", "Faxöverdrag" eller "Faxöverföring" för snabbigenkänning.
Skriv "Datum:" "Tid:" och "Antal sidor, inklusive omslag:" på vänster sida av omslaget. Rymma två gånger och skriv "Adress:" "Faxnummer:" och "Telefonnummer:" på separata rader. Space två gånger igen och skriv: "Avsändare:" "Faxnummer:" och "Telefonnummer:" på separata linjer. Inklusive fax- och telefonnummer är ett smart sätt att täcka dina baser, speciellt om faxet går vilse, felplaceras eller aldrig kommer fram. Om ett nummer är felaktigt eller två siffror transponeras, kan du korrigera felet på framtida faxöverföringar.
Anpassa ditt faxblad med ett avsnitt som passar dina företags behov. Om du till exempel skickar fax till samma person eller avdelning regelbundet, kan du skapa en ruta med rubriken "Ruttinformation" eller "Nästa steg". Eller håll dina alternativ öppna genom att skapa en "Kommentarer" sektion så att du kan hand -skriv en anteckning eller instruktioner, till exempel, "Vänligen ring mig omedelbart för att bekräfta mottagandet av detta fax."
Skriv ett sidfotmeddelande längst ner på faxbladet. I likhet med en konfidentiell varning som du ser på vissa e-postmeddelanden, bör det här meddelandet förmedla att faxet är konfidentiellt är endast avsedd för adressaten och innehåller information vars "avslöjande, kopiering, användning eller distribution" är förbjuden. Det bör också begära att avsändaren meddelas om ett felaktigt kvitto - en annan bra anledning att ange ett telefonnummer ovanpå ett faxblad.
