Tekniken har revolutionerat kontorets utgående processer, vilket gör kopiatorer till jätte nätverksskrivare. Precis som någon bekvämlighet ger utsikterna till missbruk, kan kopiators högkvalitativa produktionen underlätta förverkligandet av immateriella rättigheter. När du överväger vad dessa maskiner kan erbjuda din skola eller företag, kan deras positiva överväger deras nackdelar, men deras negativa bör uppmana dig att planera noga för deras genomförande och användning.
Dokumentreproduktion
Med undantag för multifunktionsskrivare med låg volym, är kopiatorer beroende av toner som liknar de tillbehör du köper för din laserskrivare. Ju mer du spenderar på utrustningen, desto bättre är dess upplösning, upp till utrustning som producerar produktion som är praktiskt taget oskiljbar från originaldokument. Fullfärg eller svartvitt - endast svart - dessa maskiner kan pumpa stora volymer av kopior i kort ordning. Den lätthet och trohet som de reproducerar källmaterial kan leda till oro för informationssäkerhet, datortyvning, upphovsrättsintrång och förfalskning. I en affärsinställning kan ett medicinskt eller juridiskt kontor eller ett scenario som inbegriper proprietär eller konfidentiell data, kopiatorer utgöra ett hot mot kontrollen av information som regleras enligt lag eller anpassad.
Funktionell bekvämlighet
Tidiga kopiatorer saknade automatiska dokumentmatare och kunde inte samla multicopy-körningar. Modern utrustning förvandlar handlingen att duplicera ett dokument till en ledig handling. Nätverk till hem- eller kontorsdatorer kan en av dessa maskiner ersätta flera skrivbordsskrivare med teknik som automatiskt producerar dubbelsidiga kopior, sorterar och klämmer in flera sidor, lagrar ofta återtryckta formulär för omedelbar dubbelarbete, fax från skrivbordet eller kopimaskinglaset och e-postmeddelanden dess produktion. Den bekvämligheten kan snabbt och förenkla kontorsoperationer, men komplexiteten i kopimaskinens kontroller kan uppmana användarna att välja felalternativ, slösa bort papper och förbrukningsmaterial på extern utgång.
Operations kostnader
Eftersom de flesta kopiatorer fungerar som laserskrivare, säkrar de en pulveriserad blandning av plast och färgämnen på ytan av pappersark. Den smältningsprocessen är beroende av värme, vilket berättar en aptit för el, vilket ökar kostnaderna för kontorsanvändningen. Kopiatorer kräver även förbrukningsmaterial, inklusive toner som kan kosta mer än motsvarande tillbehör för laserskrivare. Dessa patroner med hög utbyte kan vara längre än jämförbara skrivartillbehör, men den här prestandan har en högre prislapp. Speciellt vid högvolymering kan kopiatorer också kräva periodisk service för att upprätthålla sina prestanda. Ett servicekontrakt kan täcka både leveranser och underhåll, men det lägger till en annan fast kostnad till din botten.
Data retention
En kopiator som lagrar dokumentinformation för omedelbar återkallelse och utmatning, och som faxar och mailar det du kopierar, använder en intern hårddisk för att behålla sidansökningar för kort eller långsiktig hämtning. Det datalagringsområdet förutsätter bekvämlighet för kontorsfunktioner, men det kan utsätta känslig information för risken för oavsiktlig eller avsiktlig missbruk. Liksom en hårddisk kan lagringsmekanismen i en kopiator ge hemligheter länge efter att du raderar information och dokument från den och kräver samma säkerhetsbestämmelser som du tillämpar på hårddiskar när du säljer eller avvecklar ett system.
