Interna kontroller är policies som införs för att förhindra stöld av och skada på ett företags värdefulla tillgångar. Materiella tillgångar, till exempel fast egendom, produktiv utrustning, lager och kontanter kan vara en utmaning att alltid vara säker, men att bekanta sig med interna kontroller för att hantera materiella tillgångar kan bidra till att säkerställa din egendom.
Kontrollerad åtkomst
Styr åtkomst till viktiga delar av din verksamhet, till exempel lagerförvaringsmöjligheter, kassvalv och utrustningsrum, med lås eller säkerhetskontrollpunkter. Elektroniska system finns tillgängliga som gör att du kan begränsa tillgången till känsliga områden till utsedd personal utan att använda traditionella nycklar. Dessa system har förmåga att hålla en logg av vilka anställda åtkomliga specifika områden vid specifika tider.
Delegationsfrågor
Endast delegera aktiviteter med öppen tillgång till lager, kontanter och andra värdesaker till dina mest betrodda anställda. Enligt Montana.edu bör chefer inte tillåta någon att underteckna chefens namn när han handlar med leverantörer, distributörer eller kunder och bör inte tillåta någon anställd exklusiv kontroll över eller exponering för leverans eller kontanthantering.
Säkerhetsproblem
En disciplinerad uppmärksamhet på detaljer är avgörande för säkerheten för dina materiella tillgångar. Låsa, grind och säkra lokalerna noggrant efter varje arbetsdag och använd kameraövervakning för att registrera överträdelser eller misstänkt aktivitet. Gör bankavgifter ofta och behåll bara så mycket pengar som möjligt.
Åtkomstleder
Anteckna åtkomst till känsliga områden när det är möjligt. Enligt siterooms.com är accessrekord en nyckel till effektiva interna kontroller. Håll en elektronisk registrering av tillgång till begränsade områden. Kräver kassörerna att logga in i kassaregister med ett unikt ID och tillåter inte kassaregistrering. Kräva anställda att markera sina initialer på bankintäkter, leveransformulär, kassaband och andra kontrolldokument.
Fysiska revisioner
Utför regelbundna och slumpmässiga revisioner av ditt lager, utrustning och bankkonton för att fånga misstänkt aktivitet tidigt. Överväg att använda ett revisionsföretag från tredje part för att säkerställa tillförlitligheten i revisionsresultaten.
Låt inte anställda granska sina egna ansvarsområden. Till exempel, tillåta inte en anställd som ansvarar för att ta emot leveranser för att granska råvarulager och tillåta inte den anställde som gör bankinlåning att granska bankredovisningarna och kassaregistret.
Genomskinlighet
Koncepten och teknikerna som nämns ovan kan hjälpa till med förlust och skadeförebyggande, men att göra dina interna kontrollpolicyer helt transparenta för anställda, kunder och affärspartners kan tjäna för att förhindra att händelser inträffar i första hand. Till exempel, berätta för dina anställda att åtkomst till begränsade områden är inloggad. Låt kunderna veta att dina lokaler övervakas av videoövervakning; och låt dina leverantörer känna till din interna revisionspolitik.
