Kyrkans mötesminuter ger den officiella, juridiska rapporten över styrelsens eller kommitténs åtgärder. De är viktiga internt för historisk noggrannhet och används även av utomstående parter. till exempel av utlåningsinstitutioner för att fastställa att kyrkan har godkänt ett byggprojekt innan det lånas ut för det. revisorer och IRS ser också till protokollet som ett bevis på att vissa finansiella transaktioner godkänts. I de flesta organisationer tar sekreteraren eller inspelningssekreteraren protokollet.
Innehåll
Medan specifikt innehåll varierar av utskottet, innehåller i allmänhet protokollet för alla kyrkliga organisationer:
- Uppgifter om mötet, såsom tid, datum, plats, vem deltog och som ordförande.
- Om mötet regelbundet planeras eller ett särskilt möte och, om speciellt, vem kallat mötet och för vilket ändamål - bifoga en kopia av mötesmeddelandet.
- Beställd rekord av vad som hände vid mötet.
- Uppskjutande och tid.
- Sekreterarens underskrift och, när protokollet är godkänt, ordföranden.
En av de mest utmanande aspekterna av att ta en minut är att bestämma hur mycket detaljer som ska spelas in. Mennonite Brothers Historical Commission föreslår att de viktigaste punkterna i diskussionerna som leder till beslut, samt de alternativ som diskuteras och en sammanfattning av varför utskottet valde ett alternativ över de andra. Det evangeliska rådet för finansiell ansvarighet föreslår att styrelsen fastställer en policy om detaljer som är konsekventa oberoende av den enskilda sekreteraren. Det föreslår att det finns tillräckligt med detaljer för att visa att styrelsen var försiktig, men inte så mycket att protokollen läste som en roman.
Tar protokollet
Innan mötet börjar, skaffa en kopia av dagordningen. När mötet fortskrider, ta detaljerade anteckningar om mötesuppgifter, styrelsesrapporter, diskussioner och åtgärder som styrelsen går igenom varje punkt på dagordningen. Spela in förslag, beslut och beslut ordentligt, men sammanfatta diskussioner. Var noga med att inkludera namnet på varje person som gör en rörelse eller som initierar åtgärder och eventuella intressekonflikter. När mötet är klart skriver du om och kondenserar dina anteckningar för att inkludera lämpliga detaljer och sätta dem i rätt format, från och med mötesuppgifterna, och fortsätt sedan i enlighet med dagordningen.
Behåll protokollet
När du har slutfört utkastet till protokollet, cirkulera dokumentet till medlemmarna. Protokollen som du har skrivit för det här mötet godkänns, med eller utan korrigeringar, vid nästa möte. När några minuter godkänns, förbereda en slutlig kopia, skriv sedan under dokumentet och fråga ordföranden om att underteckna det också. Spara protokollen kronologiskt i en lösenbladsbok, tillsammans med mötesagendan. Den lösa boken bör också innehålla en innehållsförteckning och kopior av kyrkans stadgar och konstitution. Vid något tillfälle, kanske årligen, kan minuter vara professionellt bundna.
