Kyrkans utbrott försöker utöka de tjänster som församlingen erbjuds till ett lokalsamhälle för att göra en positiv skillnad. Att sätta ihop ett detaljerat förslag kommer att hjälpa kyrkans ledning och församlingsmedlemmar att avgöra huruvida en uppsägning är värd för den extra tid eller pengar som krävs för att erbjuda dessa tjänster. Att skapa förslaget innebär att man ska redogöra för vem uppsökningen ska gynna, varför kyrkan ska följa med den och en möjlig tidsplan för genomförandet och åtminstone det första års nödvändiga driftskostnader.
Skapa en fil som beskriver förslaget. Detta kan göras med hjälp av ett datorsystem eller kan enkelt göras för hand, med alla organisatoriska strategier detaljerad.
Skapa fyra separata sektioner, märkta "Objektiv", "Varför", "Tidslinje" och "Beräknade kostnader". Varje sektion kommer att beskriva informationen för det angivna ämnet.
Skriv ut vem uppsökningen är tänkt att hjälpa och genom vilket betyder bredvid "Mål." Till exempel när man föreslår ett inmatat brevskrivningsprogram, stödjer "Inmate lettering" de som har anmält sig för att få pennakamrater genom redan befintliga religiösa inmate pennfamiljorganisationer. Syftet med detta program är att stödja inmates som söker andlig vägledning."
Inom avsnittet "Varför", specificera varför kyrkan bör överväga den föreslagna uppsökningen. Till exempel "De som avsiktligt söker andlig vägledning kanske inte kan få det stöd de behöver på grund av den inmate till prästerskapets personalförhållanden. Kyrkan kan skicka brev, kort, handdragen bilder och mer för att personligen uppmuntra specifika inmates."
Skapa en detaljerad tidslinje i avsnittet "Tidslinje" i förslaget. Ange vad som kommer att ske inom angivna intervaller. Till exempel, inom 30 dagar, samla tre till fem inmate pen pal pal departement initiativ att välja mellan. Välj från de valda ministerierna. Inom 60 dagar, skicka en anmälan till dem som är intresserade av att delta. Fortsätt inom dessa 30 dagars intervall, hur krona hur och när man ska involvera kyrkans ledare, personal och församling under hela processen.
Specificera kostnaderna för driften av uppsökningen under avsnittet "Kostnad". Till exempel kan en post vara "Att skriva en inmate en gång i veckan kommer att innebära $ 5 i porto för att täcka kostnaden för fraktbrev eller andra saker. En separat brevlåda är inte nödvändig eftersom posten kommer till den befintliga kyrkan adressen." Fortsätt lista alla kostnader inklusive eventuell extra lön eller övertid som krävs av kyrkans personal som hjälper till att underlätta projektet, kostnaden för kuvert, bläck och andra varor. Se till att denna lista är extremt detaljerad, utan några försummelser.
Proofread och få en annan person att granska förslaget innan ansökan lämnas in.
