Bra projektledning innebär att du dokumenterar vad du ska göra såväl som vad som har gjorts.Både projektstadgan och projektets omfattning skapas tidigt i projektets initieringsfas, och de hjälper alla att styra projektet i rätt riktning. Medan båda dessa dokument är avgörande för att få ett projekt från marken, har de väldigt olika syften, publik och innehåll.
Tillstånd
Charteret har ett primärt syfte: att tillåta en projektledare att använda definierade resurser för att slutföra ett projekt. För det andra bör charteret tilldela en projektsponsor. Dessa två personer kommer att hantera och stödja projektet över flera lag och genom flera faser. Stadgan bör vara ett kortfattat dokument som börjar med en kort introduktion till projektet som innehåller mål, syfte och mål slutdatum. Ta med en tabell med projektledare, sponsor och andra ledande aktörer. och nära med signaturer med namngivna deltagare. Sjöfartet bör sällan vara längre än två sidor.
Godkännande
Eftersom charteret är undertecknat av minst en ledande anställd, ger sponsorn det projektdokumenterade giltigheten. Charteret är ofta levererat till chefer eller andra högklassiga teammedlemmar och ser till att projektet har godkänts. Eftersom många projekt hanteras över olika avdelningar, meddelar detta godkännande även andra team att deras samarbete kommer att behövas. Ofta presenteras charteret tillsammans med ett affärsmässigt fall, och dessa två dokument registrerar orsaken till projektet.
mål
Projektets omfattning definierar projektets parametrar. Inledningsvis utarbetas ett preliminärt ramdokument (tillsammans med stadgan och andra inledande dokument) för att kartlägga målen. Detta dokument presenteras vanligtvis för gruppledarna som kommer att bidra med medlemmar till projektteamet, men det inkluderar inte hur uppgifterna ska slutföras. Till exempel, i ett byggprojekt, skulle det preliminära omfånget beskriva den struktur som ska byggas, inklusive antal rum, kvadratmeter och antal ingångar.
Ansvarighet
Omfattningsdokumentet hjälper intressenterna att avgöra om ett projekt är fullständigt. Eftersom ramdokumentet definierar vad projektet kommer att leverera är det användbart under hela projektet för att bestämma om projektet är i tidtabell för att avsluta framgångsrikt. Om ditt projekt är att implementera en serie programvara som innehåller tre applikationer, och du har slutfört två, har du inte levererat ditt lovade räckvidd. Omfattningsdokument ändras ofta under ett projekt av denna anledning. Till skillnad från ett stadga betraktas handlingsdokument som "levande" dokument, och eftersom nya uppgifter upptäcks kan målen ändras.
