Ett företag kan hantera hundratals eller tusentals filer varje år. Organisationen eliminerar det harried, stressad känsla du får när du söker efter något viktigt. Det rätta arkiveringssystemet kan hjälpa ditt företag att köra mer smidigt och effektivt.
Föremål du behöver
-
filer
-
Hängande filer
-
Etikettflikar
Analysera dina filer. Är det bäst att sortera dem efter kundens efternamn, genom projekt eller kronologisk? Välj de egenskaper du ska använda när du söker efter en fil.
Märk dina filer tydligt. Separera de mindre filerna i kategorier i hängande mapp. Till exempel kan "juli 2008" ha en egen märkt hängande mapp, och du kan infoga alla kontrakt eller mappar från den månaden i den hängande mappen.
Separata filer i olika arkivskåp. Har ett skåp för administrativa filer, såsom beställning av leveranser, löneinformation och återupptagning. ett annat skåp för klientfiler med slutförda kontrakt samt betalnings- och projektinformation och vilken annan typ din verksamhet behöver. Märka skåpen tydligt.
Testa ditt arkivsystem innan du presenterar det för dina medarbetare. Var säker på att du kan hitta allt enkelt och att sättet du har organiserat saker är meningsfullt. Om du har organiserat allt chronologiskt, men testen visar alfabetiskt mer meningsfullt, ändra ditt system.
Ring ett kort möte och förklara arkiveringssystemet. Var säker på att alla förstår hur systemet fungerar och vikten av att följa systemet.
Bestäm vem som ska göra inlämningen. Du kan delegera inlämning till en person, eller låta varje arbetare göra sin egen arkivering. Medarbetare kan ha ett arkivskåp på sina kontor, men du behöver fortfarande ett centralt arkiveringssystem, helst med en ansvarig person.
Fil viktiga dokument dagligen. Rutinmässig arkivering hjälper dig att hålla dig organiserad och håller arkivering från att bli en större uppgift än vad den behöver vara. Använd inmatningsbrickor i varje kontor och se till att brickorna töms i slutet av varje arbetsdag.
Bedöm arkivsystemet var sjätte till tolv månader. Rengör föråldrat material från ditt system.
