Filing är ett gammalt system som gör det enklare att hitta dokument. Dessa dokument kan innehålla brev, noter, finansiella dokument, rapporter och andra former av korrespondens. För att uppnå ett sammanhängande och effektivt arkiveringssystem måste du använda lämpliga förfaranden. Även i dagens elektroniska ålder behöver företag och hushållskontor fortfarande behålla pappersfiler.
kategorier
Gruppera dina filer till kategorier. Huvudkategorin kommer att vara den primära rubriken, som representerar alla andra filer som kommer att placeras under den (underkategorier). Beroende på omfattningen av kategorin kan den omfatta hela arkivskåpslådan. Till exempel:
Kategori: Lönekataloger 2014 Underkategorier: Lönregister Januari 2014 Lönebok Register Februari 2014 Lönregister Registrera mars 2014
Fortsätt dina underkategorier till slutet av året. Om din kategori fyller en hel låda, gör du en etikett och placera den på utsidan av lådan. märka dina underkatalogmappar och placera dem inuti lådan. Använd hängande mappar för dina kategorier när du har flera kategorier för en lådor och placera de märkta underkatalogmapparna inuti dem.
Arkiveringsregler
De två grundläggande arkiveringsreglerna är alfabetiska och datum arkivering. Vid alfabetisk arkivering, fil enligt bokstaven i alfabetet. För datum arkivering, ladda dina senaste filer överst. Det finns flera regler som gäller för alfabetisk arkivering.
Vid inlämning med namn, fil vid första bokstaven (dvs Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
När förnamnet är identiskt, fyll i det andra bokstaven (dvs Ace, Adele, Angie, August).
Fil efter efternamn (dvs Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Fil vid början när efternamn är identiska (dvs Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Använd det första prefixet när efternamnet innehåller ett prefix (dvs de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Fil med det första efternamnet när det finns två (dvs Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Fil Mac, Mc, M 'filer som Mac; fil St och Saint som Saint (dvs MacIntyre, McKnight, M'Clever; eller Saint Pauls, St Mary's).
Filunderhåll
När ditt arkivsystem är ordentligt på plats måste du behålla det. Har ett utvalt fack för alla dokument som ska arkiveras håll dem inte ljuga. Packa inte mappar eller lådor med filer; detta gör det svårare att extrahera dem. Försök att göra några arkiveringar minst en gång per dag. Om du driver ett litet företag, gör det en gång i veckan. Om du har filer som bärs av användningen, skapa nya filer för dem. Lägg oönskat papper i papperskorgen. Om dina filer är konfidentiella, kom alltid ihåg att låsa lådorna.
