Företag köper, eller skaffar, produkter och tjänster från en mängd olika leverantörer. Varje inköpt produkt eller tjänst hjälper företaget att uppfylla sina mål att betjäna kunden. Upphandlingsavdelningar förhandlar med leverantörer och beställer. Inköpshantering innefattar begreppet att organisera och styra ett företags upphandlingsverksamhet. Både fördelar och nackdelar finns för företag som innefattar inköpshantering.
Förhandla bästa priserna
Ett led i hanteringen av upphandlingsprocessen innebär att utveckla färdigheter hos specifika medarbetare att förhandla med leverantörer till de bästa priserna. Genom upphandlingshanteringen kan avdelningsledaren identifiera de anställda med de starkaste förmågorna vid förhandlingar, vidareutveckla dessa färdigheter och tilldela detta ansvar de anställda. Dessa anställda lär sig vad varje leverantör letar efter i kund-leverantörsrelationen och hittar sätt att tillhandahålla dessa element samtidigt som man får det bästa för företaget.
Leverantörsutvärdering
Ett annat led i upphandlingshanteringen tar hänsyn till företagets förmåga att utvärdera leverantörer. Processen innebär att utvärdera varje leverantör innan han handlar med företaget och regelbundet utvärdera leverantören. De anställda som utvärderar leverantörer betraktar kvaliteten på leverantörens produkter, dess förmåga att möta företagets behov, de erbjudna kreditvillkoren och leverantörens villighet att uppfylla särskilda krav som bolaget ställer. Företagets anställda rankar varje leverantör, så att företaget kan identifiera föredragna leverantörer och eliminera fattiga leverantörer.
Tilläggskostnad
Ett sätt att använda upphandlingshantering innebär bekostnad av hanteringen av denna process. I upphandlingsavdelningen behöver en särskild chef spendera sin arbetsdag som övervakar processen. Det innebär att utvärdera anställdas prestation för att bestämma var de anställdas styrkor och svagheter ligger, tilldela anställda ansvar och identifiera anställda som är redo att lära sig mer. Ju längre tid chefen spenderar övervakning av processen, desto mindre spenderar hon på andra ansvarsområden.
Mindre flexibel
Ett annat sätt att hantera upphandlingsprocessen är bristen på flexibilitet som bolaget och de anställda åtnjuter. När nya inköpsmöjligheter uppstår måste företaget följa de processer som är på plats, till exempel leverantörsutvärdering, innan man bedriver affärsrelationen. Till exempel, om en ny leverantör erbjuder företaget en hel del på leveranser, måste företaget följa de etablerade stegen innan det kan dra nytta av affären.
