Varje organisation följer en annan väg för att uppnå sitt uppdrag, samtidigt som man delar fem kvaliteter som ökar chanserna för framgång. Alla anställda i effektiva organisationer känner till sina roller och vad som förväntas av dem. Avancerad planering är rutinmässig praxis, med projektlag givna specifika uppgifter att genomföra. Samtidigt övervakar ledningen anställda och ger regelbunden återkoppling om hur bra de gör, med incitament som ges till dem som skiljer sig.
Förskottsplanering
Förskottsplanering är avgörande för effektiviteten. Det innebär att man ställer upp klara, mätbara och uppnåbara standarder för att hjälpa medarbetare att uppnå organisatoriska mål, enligt en sammanfattning som publicerats av U.S. Office of Personnel Management eller OPM. Anställda hålls ansvariga för viktiga arbetsuppgifter under olika stadier av ett projekt. Byrån rekommenderar att man involverar anställda tidigt i planeringsprocessen, så de förstår vad som behöver göras, varför det måste ske och hur bra det ska ske.
Balanserade prioriteringar
Istället för överbelastning av anställda med flera uppgifter, effektivt organiserar organisationer bryter dem ner i definierbara åtgärder och lägger ner en kartväg för att genomföra dem. Detta är den strategi som främjas av organisatoriska guruer som David Allen, vars Getting It Done-program fungerar för att minska informationsöverbelastningen på arbetsplatsen, som Time Magazine rapporterade i mars 2007. Genom denna resonemang kommer företagen att nå högsta effektivitet genom att bestämma vilka uppgifter som är verkligen viktiga eller bara perifer.
Fortsatt övervakning
Fortsatt övervakning av anställda behövs för att avgöra om de uppfyller organisationens förväntningar på deras prestanda. Enligt OPMs sammanfattning uppnås detta mål genom att regelbundet återkoppla medarbetare, vilka kan jämföra sitt arbete mot förutbestämda standarder. Med regelbunden återkoppling kan organisationer ta itu med oacceptabel prestanda snabbare och vidta åtgärder för att ta itu med det. Omvänt kan ledningen också ändra standarder som är problematiska eller orealistiska att uppnå, enligt OPM: s sammanfattning.
Definierade roller
När ett projekt påbörjas måste varje deltagare känna sitt ansvar för att säkerställa framgången. Millville, Pennsylvania invånare följde denna modell för att bilda en kommitté för att studera byns framtid. Arbetet med personal från Pennsylvania State Universitys Cooperative Extension Service bröt utskottet in i lag som ansvarar för specifika uppgifter. Dessa uppgifter omfattade insamling, målinriktning och offentlig utbildning om utskottets arbete. Varje lag fick då utveckla sin egen lägesrapport.
Anställningsigenkänning
Ingen organisation kan trivas utan att belöna de anställda som bidrar kollektivt och individuellt till sitt uppdrag. Ett sådant erkännande är en naturlig del av den dagliga arbetslivserfarenheten och härrör från tanken att alla beteenden har positiva och negativa följder, enligt OPM: s sammanfattning. Företagen belönar exemplifierande resultat genom incitament som kontanter, tidsfrister och icke-monetära poster. Belöningssystem kan också känna igen olika bidrag, från förslag till gruppresultat, enligt sammanfattningen.
