Datainmatning är kanske en av de viktigaste aspekterna av ett företags framgång. När data läggs till korrekt kan informationen spridas hjälpa ledare planera framåt, bestämma mål och hjälpa till att åtgärda brister. När information tas in i datorsystemet med misstag är slutsatserna snedvridna och felaktiga, för bättre eller sämre. Den noggrannhet och effektivitet som datainmatningsoperatörer anger är därför av största vikt.
Initial ingång
Datainmatningsoperatörer infogar initialt data i system som representerar antingen affärsmål eller information. Ibland är dessa uppgifter fortfarande relevanta, men ofta faller det över tiden. Av denna anledning måste datainmatningspersonal ange ny information på en roterande basis. Om den inledande informationen är felaktig riskerar företaget att ha dubbla poster som skapar mer arbete än nödvändigt. När det händer kan administratörer behöva manuellt skura och rensa föråldrad och felaktig information. Om den inledande informationen är korrekt måste datainmatningsoperatören bara infoga nya data för att skapa uppdateringen.
Data Entry Validation
Vissa företag använder sig av valideringsprogram för datainmatning, vilket minskar risken för felaktiga data som kommer in i systemet. Ursprungligen tar det mer tid än de system som inte dubbel- eller trippelkontroll. På lång sikt kan valideringsprogrammen spara affären värdefull tid och pengar genom att minska behovet av att gå tillbaka över gamla register och korrigera tidigare misstag. I ett valideringsprogram måste datainmatningsoperatören verifiera den information som angivits mer än en gång innan den godkänns. Vissa program tillåter bara numeriska poster i vissa fält på en blankett och vice versa.
Programprogram
Inte alla datainsatsnoggrannhetsproblem är mänskliga genererade. Billiga och ineffektiva programvaruvalideringsprogram kan ha fel, programmeringsbrister och andra problem. Större organisationer kräver mer exakta och korrekta program för datalagring, medan mindre företag kanske inte behöver sådana stränga krav. Den avgörande faktorn är hur ett billigt eller dyrt datakontrollpaket påverkar ett företags bottenlinje. Oavsett om programmet saknar några tecken eller felinterpreterar en decimal, kan skillnaden vara mellan några pennies och tusentals dollar förlorade.
Ökande värde
När felaktiga uppgifter stannar i ett företags databas kan det påverka dess fulla värde negativt. Föråldrad information, såsom föråldrade förfallna hyresmeddelanden eller gamla utvärderingar som inte har uppdaterats kan göra att ett företag ser mindre lönsamt ut än det faktiskt är. Detta kan negativt påverka en företagsägares förmåga att få finansiering i framtiden, för att få mer affärer eller att sälja vid ett senare tillfälle. Att hålla noggranna register och uppdatera dem dagligen är viktigt för att behålla och öka företagets värde.
