Ett av de mest tillförlitliga sätten att bestämma hur bra ett företag är faring är genom att använda en besökrapport. Fungerar din externa verksamhet lika bra som de borde? Är din förskola eller vårdanläggning upp till kod och redo för licensiering? Genom att skriva en omfattande besökrapport kan du avgöra om ett stort antal affärsmål uppnås. Besök rapporter, ibland kallade turrapporter, är ett bra sätt att ta reda på om dina företagsstandarder utförs på plats på det sätt du planerade.
Formatera rapporten
Besökrapporter är företagsdokument. Beroende på organisation eller bransch kan rapporten följa ett memorandumformat eller en företagsmall. I allmänhet väljer du ett memoformat om besökrapporten går till en grupp av ledande ledamöter. Välj en mer formell företagsrapportmall om besökrapporten kommer att ges till externa källor. Använd standard företagsformatering som innehåller professionella typfonter som Times New Roman eller Arial. Behåll 1-tums marginaler.
Ange målen
Förklara orsaken till besöket. Målen inkluderar besökets frekvens, tillsammans med primära mätvärden eller granskningsområden. Till exempel kan besöket vara det första i en serie av fyra som genomförts under ett år för att se över genomförandet av nya policyer eller produktionsmetoder. Ange klart vad du letade efter i besöket, inklusive tidigare besök, rekommendationer eller handlingsplaner.
Exempel:
Denna rapport är att avgöra om Plainview School har uppfyllt alla licensvillkor för efterskolans daghem.
Diskutera Feedback och Viktiga Insikter
Notera identiteten hos nyckelpersoner som intervjuats under besöket. Besök kan innehålla möten med ledande ledande personal på platsen, t.ex. chefer eller operatörsledare. Det är också vanligt att träffas med lägre nivå personal som är mer bekant med verksamhetsprocesser.
Exempel:
Personer som intervjuades omfattade Sarah Winters, skolans chef, skolsjuksköterska Emily Thorn, Rick Marden, elementärlärare och Carol Hathaway, nutritionist och dietist.
Diskutera nyckelåterkoppling som ges av ledare och personal. Det är inte nödvändigt att citera de intervjuade men istället leta efter viktiga insikter och gemensamma områden som berörs. Inkludera standardiserade undersökningar som användes eller en specifik serie frågor som ställdes under besöket.
Lista Viktiga insikter och observationer
Observationer baseras på vad som personligen ses och inte förmedlas utifrån intervjuer. Till exempel kan besökare visuellt notera att åtgärden verkar ha för många arbetare som inte hålls upptagen. Allt från renlighet till allmän organisation är föremål för observationer. Inkludera dessa insikter i besökrapporten.
Exempel:
Under ett besök på mitten av dagen omfattade lunchen ett vegetabiliskt och ett fruktval, men det fanns inget alternativ som erbjöds för personer med särskilda kostbehov.
Summera slutsatser
Bestäm om organisationen uppfyller mål baserade på feedback och observationer. Använd information och kvantifierbar information om möjligt för att stödja slutsatser. Om till exempel målet att besöka en ny fabrik är att bestämma om det var 60 procent bemannat under första kvartalet, tillhandahålla de faktiska personalantalen omsättning, befintliga rekryteringsinsatser och avdelningar där brister föreligger.
Ge framtida handlingsplaner
Ange när framtida besök är planerade om någon, och om dessa är förutbestämda eller ett resultat av det senaste besöket. Detta kan till exempel ha varit det tredje årliga besöket på kvartalsplan. Ge rekommendationer för förbättringar. Om vissa handlingsplaner är definierade, ange dem i detalj. Detta ger en framgångsmätning för nästa besök.
