Det går alltid mycket på ett industriellt besök, särskilt om ett företags bottenlinje beror på rapporten som du kommer att leverera till företagsledare efter besöket. Den lätta delen av ditt jobb kommer att få plantansatte att leda dig till de kontor och arbetsområden du är skyldig att utvärdera. Den svåra delen är att bestämma vilken turné du tar och presentationerna ger en korrekt bild av de intressepunkter du är skyldig att undersöka och utvärdera. När du har slutfört utvärderingen, utarbeta en industriell besöksrapport för att sammanfatta dina resultat.
Känn lagen
Det är viktigt att notera att en industribesökrapport inte nödvändigtvis är ett rättsligt krav, utan består snarare av uppgifter som vissa arbetsgivare samlar in frivilligt för att bedöma företagets säkerhets- och riskhanteringsprogram. Det är inte ett krav i den federala sysselsättningens säkerhets- och hälsolag från 1970, känd som OSHA. Men varje stat har sina egna krav enligt OSHA, så var noga med att känna till de regler som gäller för din organisation. En industriell besöksrapport kan vara till hjälp när man lägger fram säkerhets- och riskhanteringsinformation för potentiella försäkringsgivare och hjälper också en organisation att avgöra hur man kan förbättra arbetstagarnas säkerhetsåtgärder.
Var noggrann och ta anteckningar
För att kunna skriva en högkvalitativ industribesökrapport är det viktigt att använda flera metoder för insamling av information: Bär en kudde och penna eller en digital enhet för att göra anteckningar om ämnen som du ska samla in. Spåra observationer och samla in utdelningar mottagna från din värd. Reflektera på ditt besök och noter nedåt i slutet av arbetsdagen. Detta kommer att vara särskilt viktigt för industriella besök på platsen som pågår flera dagar.
Fråga frågor
Tveka inte att ställa frågor och söka efter detaljerade svar, som fortsätter när det behövs för mer information. Begär stöddokument och håll reda på specifika uppgifter. Notera datumet eller datumen för ditt besök, filialen och platsen, antalet anställda och byggnadens kvadratmeter. Att bifoga en karta över de besökta områdena är också till hjälp. Notera de olika avdelningarna, antalet anställda i varje avdelning och namnen på de du talar med.
Vet vad du ska inkludera
Starta industrins besökrapport genom att ange målen för ditt besök och följ var och en med observationer om huruvida målet uppnåddes. Specifika detaljer relaterade till målen är också användbara. Inkludera så mycket detaljer som möjligt om inspektioner, arbets- och säkerhetspraxis och olika andra delar som är unika för den industriella platsen du besöker. Säkerhetsutrustning på plats och andra funktioner som garanterar arbetstagarnas säkerhet (och kunder, om tillämpligt) bör noteras.
Sammanfattar dokumentation av säkerhetsåtgärder
Din rapport bör innehålla information om de policyer, avdelningar och förfaranden som är ansvariga för att säkerställa säkerheten. Granska och inkludera sammanfattningar av säkerhetsloggar, som ofta inkluderar underhållsregister för fordon, drogtestverifiering och OSHA-säkerhetsloggar. Arbetskompensationsinformation kan också ingå. Det är till hjälp att förbereda en ordlista eller ett index som spårar bilagorna som erhållits under ditt besök som du behöver dela. Utarbeta också en sammanfattning av en sida som syntetiserar den viktigaste informationen i din rapport. Placera det på framsidan av presentationsmaterialet så att de som behöver en översikt över ditt besök kan få vad de behöver snabbt från den här sidan.
Gör rekommendationer
Din rapport bör också omfatta slutsatser och rekommendationer baserade på dina observationer under besöket. Var uppriktig, objektiv och kortfattad för att göra dem. Använd diskretion när du inkluderar känslig information som kom till följd av att du är på plats. Dina rekommendationer för förbättrade säkerhetsåtgärder är kanske en av de viktigaste delarna av rapporten. Om ett företag inte tillhandahåller regelbunden säkerhetsutbildning och uppdateringar om bästa praxis, notera hur det kan införlivas i företagets kultur. Rekommendationer kan vara både proaktiva och reaktiva, speciellt när man illustrerar hur företaget och dess anställda ska reagera i en nödsituation på arbetsplatsen. Det bör också finnas katastrofberedskapsinsatser på plats.
Var din egen redaktör
När du har sammanställt dina anteckningar och skrivit rapporten ska du se till att den uppfyller de krav som fastställs av företagets policy när det gäller längd och önskat innehåll. Om detta inte har lagts fram för dig, sikta på en femsiders rapport med stödjande bilagor. Se till att rapportsidorna är nummererade. Lägga till titlar, punktpunkter och underrubriker hjälper till att organisera innehållet och förbättra läsbarheten. Dubbelkontrollera fakta mot dina noteringar på plats. Självklart, kör alltid stavningskontrollen och ge sedan rapporten en ny läsning för att fånga några fel. Och viktigast av allt, skicka rapporten om industriområdet direkt.
