Behöver du skapa en årsrapport för din organisation? Är du osäker på hur du går vidare? Lyckligtvis kan du bryta processen för att skapa en årsrapport i små, enkla steg att följa. Bäst av allt, hantering av årsredovisningen kommer att få dig i kontakt med din organisations nyckel beslutsfattare. Du kan tjäna i en viktig, högprofilerad roll som ökar din karriär och visar ditt värde för organisationen. Följ dessa riktlinjer för hjälp med att skapa en årsrapport.
Börja med siffrorna. Nästan alla årsredovisningar är centrerade kring finansiella data, även i ideella organisationer. Möt med organisationens finansrådgivare och / eller revisorer för att se över det senaste års ekonomiska resultat och bestämma vilken information som ska inkluderas i årets rapport. Den ekonomiska statusen för din organisation kommer att hjälpa dig att välja ditt tema och utseende för årsredovisningen.
Observera att det exakta innehållet i den finansiella rapporten kommer att variera beroende på organisationens storlek, affärsmodell och för vinst / ideell status. Kolla med finans och juridiska rådgivare för att bekräfta vilka av följande faktorer som ska inkluderas: Resultaträkning --- grundräkningen av organisationens finansiella stabilitet. Det beskriver källor för pengar, kostnader och årets resultat eller förlust. Balansräkning --- ger en övergripande bild av organisationens ekonomiska status. Det listar både de tillgångar och skulder (belopp som är skyldiga) i organisationen. I vinstdrivande organisationer ska balansräkningen innehålla ett eget kapital. Detta innebär i huvudsak ett antal på aktieägarens värde genom att subventionera skulder från tillgångar. Kassaflödesanalys --- rapporterar om hur kontanter rör sig genom organisationen och hur mycket pengar som finns. Risker --- En sammanfattning av affärsrisker som organisationen står inför eller kan behöva möta i framtiden. Anteckningar --- innehåller förklaringar om organisationens redovisningsprinciper, förklarar eventuella undantag från allmän redovisningspraxis och beskriver hur den finansiella informationen samlades in. Börsnoterade bolag måste innehålla en rapport från ledande befattningshavare som bekräftar att intern redovisningskontroll uppfyller kraven i Sarbanes-Oxley Act.
Göra en budget. Använd kostnaderna från föregående års rapport, om det är tillgängligt, som utgångspunkt. Följ nu dina nuvarande behov. Fråga, kommer du att behöva professionell fotografering? Skriva hjälp? Vill du skriva ut och maila rapporten och / eller skicka den till en webbplats? Vilken teknisk hjälp behöver du? Hur mycket kostar utskrift och porto?
Välj en ton och ett tema för årsredovisningens innehåll och design. Gjorde organisationen bra? Planera sedan en optimistisk ton och en ljus, färgstark design. Om organisationen står inför utmaningar eller har väderat en storm, är en nyckelfokus och svartvit design mer meningsfull.
Planera ditt innehåll. Granska årets verksamhet. Läs igenom nyhetsbrev, pressmeddelanden och nyhetsbrev. Vilka var de viktigaste prestationerna och milstolparna? Vem var de höga artisterna och skillnadsmakarna? Använd dina svar för att utarbeta en innehållsplan för årsredovisningen.
Börja på toppen. Börja årsredovisningen med ett brev eller en kolumn från en organisationsledare (styrelseordförande, verkställande direktör eller verkställande direktör). Verkställandens budskap ska ge en översikt över årets aktiviteter och prestationer. Det bör också sammanfatta den ekonomiska utvecklingen i termer som en allmän läsare kan förstå.
Ge beröm. Inkludera erkännande för ledarskap och nyckelpersoner i ideella organisationer, eller givare och volontärer i ideella organisationer.
Granska din plan med ledarskap. Var säker på att få inköp på budget, ton och utseende. Särskilt se till att presentationen av finansiell information möts med verkställande godkännande. Kom ihåg att ledarskapet förmodligen vill skriva ut på det slutliga innehållet och designen före publicering och distribution.
Utarbeta rapporten. Om din organisation saknar författare, fotografer och designers kan du behöva göra jobbet själv eller hitta frivilliga. Marknadsföringskommunikationsföretag och professionella frilansare är också källor till hjälp. Om du planerar att skriva ut och maila rapporten, få citat från flera skrivare och posthus. Dessa kan också hjälpa till med utformningen av årsredovisningen.
