Hur man skriver en kommunikationsprojektplan

När ditt företag eller organisation har viktig information att kommunicera och dina vanliga kanaler är otillräckliga, planera ett taktiskt kommunikationsprojekt anpassat till innehållet och omständigheterna. Meddelanden som gynnar anpassade planer är vanligtvis betydande engångsrelaterade händelser, till exempel förändring av ledande befattningshavare, anställningsplaner och uppsägningar, förändring av personalförmåner och omlokalisering av företagsfaciliteter. De involverar ofta externa och interna publik. Att göra en taktisk kommunikationsprojektplan hjälper till att du överväger viktiga frågor: vem behöver höra vad, vem, med vilket medel, när och i vilket syfte? En plan identifierar också uppgifter, ansvarsområden och tidslinjer --- utjämnar jobbet för projektledning.

Förtydliga och bekräfta innan du planerar. Identifiera projektets "ägare" --- vanligtvis den som tilldelar det --- som kommer att ge råd och godkänna din plan. Med den projektägaren: - Bekräfta innehållet i meddelandets innehåll, önskade tidsbestämmelser och sekretesskrav. Bekräfta om ovanliga känslor eller omständigheter existerar, t.ex. krav på juridisk eller medlemskapsrapportering. --Affekter hur projektet passar som taktik i övergripande PR och kommunikationsstrategier. --Agree om källor för mer detaljerad information och inmatning kommer du att behöva, till exempel, ditt företags personalchef eller verkställande ledningsgrupp. - Identifiera godkännande och rapporteringskrav för ditt projekt. Överens om du kommer att hantera projektet informellt eller strukturera ett projektteam. - Identifiera godkännande krav för arbetsprodukter som följer av planen, till exempel granskning av juridiska, mänskliga resurser och finanssignaler eller av särskilda chefer. - Skapa parametrar för behövliga resurser som budgetförväntningar och användning av externa organ.

Kristallisera syftet och målen. Syfte är det du vill göra hända, som börjar med "Till …" Mål börjar vanligen med åtgärdsord - de är vad du vill göra när, anges som processer eller önskade resultat. I det ljuset är målet att göra ditt meddelande på ett visst datum ett mål. Syftet kan vara att "möta intressenternas behov och preferenser för aktuell och faktisk information om (ämne), på ett sätt som bekräftar företagets image och värderingar." Koppla detta syfte tillbaka till övergripande PR och kommunikationsstrategi.

Profilaktörer och publik. Strategisk planering är ganska sannolikt har identifierat kommunikationsmål i breda slag. För ditt taktiska projekt, skärpa fokus. Intressenter är grupper eller individer som kommer att påverkas av den specifika informationen du avser att ge och därmed är viktiga publik. Lägg till i listan andra målgrupper där du vill skapa, ändra eller bekräfta perceptioner. Använd ett tabeller eller kalkylblad med följande kolumnrubriker för att sammanfatta din analys av: --Audience Segment. Ge var och en ett namn och vid behov fotnot innehåller de här beståndsdelarna. Delsegmentera en grupp om kommunikationsbehoven kommer att skilja sig åt inom gruppen. Exempel: alla anställda, anställda i den berörda divisionen, handledare. Fråga: "Vem behöver eller vill veta om det här --- och varför?" Tänk exempel på viktiga kunder, aktieägare, allmänheten, kollegor i din bransch, politiska organ och betydande leverantörer. Välj om nyhetsmediaaffärer kommer att vara inriktade segment eller istället användas som kanaler för att nå segment som allmänheten och näringslivet. --Need / Message. Även om medvetenhet och förståelse är mål för all publik, kan vissa ha särskilda behov. Anställda kanske vill veta hur de kommer att påverkas av ett kontor som stänger till exempel eller föreningens medlemmar den process genom vilken en avvecklad verkställande ledare kommer att lyckas. Styrelseledamöter, chefer, chefer och kontochefer är bland dem som behöver inte bara nyheterna utan din plan för att kommunicera det, särskilt om de ska spela en roll. Identifiera nyckelmeddelanden för varje segment. --Key Communicator. Från vem skulle varje segment förvänta sig eller vilja höra dina nyheter? Identifiera talesmännen för att vara "ansiktet" av kommunikationen till varje grupp --- som exempelvis citeras i ett pressmeddelande eller leda en konferens med anställda. Trots att näringslivet kan förvänta sig att höra från verkställande direktören kan arbetstagarna föredra att informeras av sina chefer och nyckelkunder av deras kontoansvariga.

Planera kaskad sekvens och kanaler. Om du någonsin varit förbluffad genom att lära dig först från en tidning om stora förändringar som ditt företag planerar, förstår du principen om "inga överraskningar" och vikten av kaskad information så att inga överraskningar uppstår. På ett temporärt arbetsbord eller kalkylblad, lista dina målsegment i den ordning de kommer att bli informerade, jobba tillbaka från det datum och den tid din information ska vara mest kända (ofta tiden för en allmän pressmeddelande). Även om vissa utdelningar kan vara samtidiga, överväga huruvida vissa segment behöver förhandsanmälan om kommunikation som ska komma. Till exempel kan handledare behöva tid för att förbereda sig för anställdas frågor och styrelseledamöter kan välkomna meddelandet om pågående tidningsartiklar. I kolumnen bredvid varje segment, identifiera den kanal (er) genom vilken kommunikation kommer att göras. Kanaler är informationsdistributionsmetoder som normalt innefattar händelser och skriftligt innehåll. Exempel: - För ledningsgrupp, styrelseledamöter, viktiga avdelningschefer och handledare - Förhandsanmälningar via e-post. - För anställda --- Förskott email meddelande, avdelningar möten, videokonferens, webbplats innehåll. - För nyckelkomponenter --- Förhandsanmälan via fax och email, live presentation. - För allmänheten --- distribution av det allmänna pressmeddelandet, presskonferens, webbplatsinnehåll.

Identifiera nödvändiga collaterals. Collaterals är de material som används vid genomförandet av din kommunikationsprojektplan --- dokument och audiovisuella material som foton och inspelningar. Kategorisera dem som: --Foundation collaterals, för användning med flera segment. Exempel: pressmeddelande, faktablad, Q & A, fotografier, webbplatsinnehåll. --Segmentkollateraler, kommunikationerna som går till specifika publik, adressera deras behov och preferenser och i "röst" hos deras föredragna talesman. Ofta är det här noteringar från segmentets Key Communicator som bifogar kopior av grundkollateralerna ovan, särskilt nyheter. "Jag ville låta dig meddela att vårt företag meddelar senare i eftermiddag nyheterna om att …" Dessa collaterals kan också innehålla pratapunkter, innehållsrapporter eller AV för Key Communicators som ledningsgruppen och chefer. - Advisory collaterals, noteringar från dig till andra förväntas delta i projektet, upplysa dem om kommunikationsplanen och deras förväntade roller i den. Fäst relevanta kopior av grund- och segmentkollateraler. På ett bord eller ett kalkylblad, identifiera för varje säkerhet följande: Namn, Key Communicator, Tilldelad till, Utkast till förfallodatum, Godkännande (er) krävs, Slutdatum.

Bekräfta det nödvändiga stödet. Identifiera vilket stöd utbyggnaden av ditt projekt kommer att kräva och bekräfta tillgängligheten. Om det inte finns något stående stöd, använd en tabell eller ett kalkylblad för att få information om hur du får stöd såsom följande, identifiera supportartikel, källa och kostnad: - Utarbetande av collaterals - Kompilering av distributionslistor med kontaktinformation för dina målsegment --Kapacitet och ansvar för massöverföringar som gruppemail --Arrangemang för gruppmöten, nyhetskonferenser och andra tillhörande händelser.

Detaljerad projektutrullning. Använd en tabell eller ett kalkylblad för att sekventiellt lista och skapa timing för varje aktivitet du planerar för din utrullning av kommunikation. Identifiera vem som ska göra vad och när, och även de collaterals som varje ska använda. Tänk på dessa kolumnrubriker: Nummer, Datum och Tid, Aktivitet, Collaterals som ska användas, Ansvariga Personer och Status eller Anteckningar. Planera att inkludera projektets rollout-detalj i de rådgivande collaterals som du ger till andra som har en roll i det, till exempel ledamöter, chefer och supportpersonal.

Planera projektuppföljning. Använd en tabell eller ett kalkylblad för att detaljera sådan uppföljning som: - Postmeddelanden från intressenter som anställda och nyhetsmedier - Projektutvärdering, ganska sannolikt inklusive framgången med projektgenomförande och subjektiva bedömningar av publikresponsen

Göra en budget. Identifiera förväntade kostnader i överensstämmelse med organisationens ekonomiska politik. Det kan hända att du bara behöver identifiera de som inte redan ingår i den befintliga budgeten för generellt kommunikationsstöd.

Få din projektplan godkänd. Ge ditt arbete till projektets ägare för godkännande innan du börjar exekvera och be om förbättringsförslag. Förord ditt förslagsdokument med en kort sammanfattning. Följ denna översikt och införliva dina tabeller / kalkylblad i stället för detaljerad berättelse: - Sammanfattning - Projektets syfte och mål - Aktieägare och publikgrupper (tabell eller kalkylblad) - Kommunikation Utrullning av detaljer (tabell eller kalkylblad) - Kollaterals (tabell eller kalkylblad) --Följande planer --Needed Support --Budget

tips

Om konfidentialitet tillåter, rådfråga intressenter och publikgrupper eller de som arbetar med dem för att bättre förstå sina informationsbehov och intressen. Förutom dina vanliga kommunikationskanaler, planera speciella händelser för icke-rutinmässiga nyheter för att beteckna dess "specialitet".