När du lämnar en röstbrevlåda är det viktigt att du representerar dig professionellt. Om du vill bli seriöst måste du veta hur man lämnar ett meddelande korrekt, vad man ska säga och hur man avslutar ditt meddelande.
Så här lämnar du en röstbrevlåda
Du kommer sannolikt att lämna ett meddelande som begär en återuppringning, så det sätt du presenterar på telefonen kommer att påverka chansen att personen ringer tillbaka. Se till att du vet vad du ska säga innan du ens gör telefonsamtalet. Börja med att säga ditt namn och ditt företags namn eller det företag du ringer från. Var noga med att säga ditt telefonnummer två gånger så att mottagaren har tillräckligt med tid för att skriva ner numret.
Om du har ett unikt namn, stava det som du anger ditt telefonnummer första gången. Även om du är nervös, prata långsamt som om du skrev informationen ner. Snabbt kan förvirra den person du försöker kontakta. En röstbrevlåda bör inte vara mer än 30 till 45 sekunder lång. Hämta rakt till ditt samtal.
Practice Professionalism när du avslutar ett telefonsamtal
Även om det är bra att komma fram till ett telefonsamtal, vill du aldrig bara säga ditt namn, nummer och berätta personen att ringa tillbaka. Det behöver finnas mer information. Du måste beskriva på ett kort sätt varför du ringer. När du lämnar din information kan du berätta för personen vilken tid du kommer att vara tillgänglig tills men också låta honom veta att han kan ringa för hans bekvämlighet.
Lämna ditt nummer i slutet av meddelandet, be om ett samtal men också att du kommer att försöka igen imorgon. Ingenting visar mer engagemang än att försöka igen.
Sluta alltid med uppskattning som att säga tack. Ett annat sätt att du kunde avsluta samtalet är att berätta för honom att du vet att han är upptagen men du skulle uppskatta ett samtal tillbaka. Oavsett hur du väljer att avsluta din röstbrevlåda, se till att du ler som du säger det. En mun som fryser har ett annat ljud än en leende mun. Människor kan känna om någon är glad och ler på andra raden, så le om du vill ha en ökad chans att återkalla.
Så här avslutar du en röstbrevlåda
När du ställer in din röstmeddelandehälsning för ditt kontorsstängda röstbrevlåda, undviker överlagrade fraser som "Ditt samtal är viktigt för mig". Börja med din hälsning genom att be om ursäkt för att du missat sitt samtal, ge en beräknad tidsram när uppringare kan förvänta sig en återuppringning och allt annat som är viktigt för dem att känna till. Håll din hälsning kort och till rätta, så dina uppringare är mer benägna att lämna ett meddelande. Den genomsnittliga hälsningen bör vara cirka 25 sekunder.
Ett exempel på en voicemail hälsning kan vara "Hej, Du har nått (företagsnamn). Jag är ledsen att jag missade ditt samtal. Vänligen lämna ditt namn och bästa telefonnummer som du kan nås på. Jag kommer tillbaka till dig inom 24 timmar. Tack."
