Det sätt på vilket ett företag drivs påverkar direkt de framgångar och misslyckanden det kommer att ha. När ledningsgruppen identifierar långsiktiga långsiktiga mål för organisationen, plus innovativa sätt att uppnå dem, har organisationen som helhet motivation och drivkraft för arbetet mot det resultatet.
Tänk dig att arbeta för en organisation där ledningsgruppen misslyckades med att erkänna några tillväxtplaner eller långsiktiga mål. Vad skulle hända med det företaget? Det kan upprätthålla sig i några månader, men avsaknaden av planering eller strategiskt ingripande kan leda till att det blir slut. På samma sätt kan ingen ledning från ledningen leda till att de anställda förlorar förtroende för företaget. Organisationsplanering, som inkluderar strategier för alla nivåer i företaget, är avgörande för företagets framgång.
Organisationsplaneringsdefinition
Organisationsplanering börjar när ledningsgruppen identifierar bolagets kort- och långsiktiga mål. När dessa mål har definierats och förfinats så att de är klara och uppnåliga är det viktigt att formulera specifika strategier och planer på att uppnå dessa mål. Organisationsplanering säkerställer att det finns en vision för verksamheten så att medarbetarna vet och förstår hur de dagliga arbetena bidrar till företaget som helhet.
De mål som ett företag ställer måste vara realistiska nog att genomföras inom organisationens resurser. Det är bra att nå stjärnorna, men samtidigt måste målen uppnås. Att inte kunna nå mål som är långt ifrån kan vara demoraliserande för företaget. Ett bra mål bör också vara kvantitativt mätbart. På så sätt kan företaget följa sina framsteg under hela verksamhetsåret och kontrollera hur långt de har kommit och hur mycket längre de har lämnat för att gå. Det är också viktigt att beskriva en tidsram för att uppnå målet, t.ex. inom ett räkenskapsår eller kvart. På så sätt kan företaget sätta upp deadlines för att hålla alla på rätt spår.
Förutom att definiera mål och utveckla planer för att uppnå dem, omfattar organisationsplanering personal och resursallokering.De rätta människorna måste vara på plats för att kunna utföra sina roller, och de nödvändiga resurserna, inklusive ekonomi, måste vara tillgängliga för organisationen så att de med framgång kan genomföra planerna på plats.
Eftersom varje organisation är unik, kommer ingen struktur eller personalmetod att fungera för alla företag. Vissa faktorer bör emellertid alltid beaktas vid planeringen av en effektiv organisationsstruktur. Företagen behöver undersöka och utvärdera styrkorna och svagheterna i olika organisationsstrukturer, såsom funktionella, avdelnings- eller matrisstrukturer, och överväga vilken som kommer att uppnå dem för att bäst nå sina organisatoriska mål. Företaget måste också förutsäga sina tillväxtmönster och hur de passar in i sina övergripande planer. Dessutom behöver organisationen se vilken struktur som kommer att ge den mest betydande operativa effektiviteten och arbetstagarnas tillfredsställelse.
Organisationsplanering kan gälla alla storlekar av ett företag, oavsett om det är ett litet företagande företag eller ett multinationellt konglomerat. I varje situation är det avgörande för ledningsgruppen att bestämma företagets mål och utarbeta planer för att uppnå dem, utöver de resurser som kommer att vidtas för att möta dessa mål.
Typer av organisationsplanering
Det finns många sätt att kategorisera typer av organisationsplaner, men många av dem faller i fyra huvudkategorier: finansiell, strategisk, beredskap och succession. Varje typ av organisationsplan ser på verksamheten som helhet, men genom linsen i ett visst område. På detta sätt är det enkelt att se hur verksamheten kommer att gå i många olika scenarier.
Finansiell planering i en organisation syftar till att generera en större inkomst eller öka marknadsandelarna i verksamheten. Ekonomisk planering kan också lösa förutsägbara finansiella frågor som företaget kan möta i framtiden. Hur en finansiell plan är uppbyggd beror på företagets nivå och de mål man vill uppnå. En viktig faktor i en finansiell plan är att den måste vara rotad i verkligheten. Liksom effektiv målplanering måste den finansiella planen ta hänsyn till företagets sanna ekonomiska bild, nu och i framtiden. Planen måste också vara framåtblickande, så att den kan ta upp eventuella problem som företaget kan behöva övervinna.
Ta ett litet företag som exempelvis ett digitalt marknadsföringsbyrå. Med en personal på fem, står företaget på en platå och har inte tillräckligt med personal för att växa verksamheten. Ökad försäljning är ett av deras organisationsmål. Men om de anställer en annan anställd, har de inte ekonomin att betala för dem. Att ha en tydlig finansiell plan för denna organisation hjälper inte bara dem att räkna ut hur man tar med sig en extra resurs utan också hur man betalar för dem. Dessutom kan den nya medarbetaren hjälpa dem att öka sin försäljning och uppfylla sitt organisationsmål.
En annan typ av organisationsplan är strategisk planering, vilket innebär att företagets vision överensstämmer med mål och mål, med åtgärder för att uppnå dem. Strategisk planering ser inte bara inåt på företaget själv utan fokuserar även på marknaden och industrin, såväl som konkurrenterna. Denna typ av planering innebär att analysera bolagets framtida möjligheter och möjliga inkomna hot. Det förutsätter också att organisationen är stark och svag. Strategisk planering kräver också att man förstår vem konkurrenterna är på marknaden, och exakt vad deras styrkor och svagheter är i jämförelse med organisationen. Att ha en realistisk syn på den övergripande marknaden och ekonomin är också absolut nödvändigt.
När det gäller det digitala marknadsföringsbyrån, kan en del av deras strategiska vision till exempel vara att erbjuda en ny tjänst, såsom copywriting av blygenererande material. Om verksamheten mestadels har fokuserat på webbdesign och onlineannonsering fram till den tiden måste de göra en grundlig undersökning av copywriting-fältet för att förstå hur det kostar i branschen. Om deras konkurrenter erbjuder copywriting som en tjänst, så kan det vara klokt för dem att erbjuda det också. De kan också behöva ett sätt att skilja sina copywriting-tjänster från sina konkurrenter.
Många organisationer skapar också beredskapsplaner för resultat som ligger utanför normalvärlden. Denna typ av organisationsplanering hjälper till att mildra potentiella risker för företaget och kan till och med potentiellt hjälpa dem att undvika händelser som kan ha katastrofala effekter. En robust beredskapsplan är välforskad och presenterar realistiska scenarier som kan äga rum som kan ha negativa konsekvenser för företaget och det ger en stegvis lösning som företaget kan genomföra i det scenariot. Beredskapsplanering kan spara en organisation från fall och kan hjälpa till att växa i övergångstider.
Ett eventuellt katastrofalt scenario för det digitala marknadsföringsbyrån kan vara att deras största kund, som ger över 50 procent av sina intäkter, bestämmer sig för att teckna med en av sina konkurrenter. I det här fallet skulle företaget förlora en stor del av sin inkomst. Om de inte kan räkna ut ett sätt att ersätta det, måste de kunna deklarera konkurs. En beredskapsplan skulle i deras fall ge möjliga lösningar för detta problem, vilket kan innefatta sätt att återföra kunden tillbaka till företaget, öka sina intäkter genom andra kanaler eller till och med ta ut lån för kortfristig befrielse. Genom att ha en plan redan på plats om deras största klient lämnar kan den digitala marknadsföringsbyrån då få rätt till arbete som försöker lösa sitt problem istället för att slösa tid på att försöka lista ut en plan medan de är i krissläge.
Uppföljningsplanering är ett annat effektivt sätt att organisera planering. Det handlar om att utveckla en strategi som ska införas när en nyckelaktör i organisationen lämnar. Om någon i en beslutsfattande ledningsroll lämnar organisationen av någon anledning, planerad eller oplanerad, kan företaget som helhet vara avstängd. De kanske inte kan uppfylla sina organisationsmål om de inte har rätt ledarskap på plats. Uppföljningsplanering innebär mer än att bara namnge en efterträdare. Det innebär att träna och grooming den personen för att fylla ledarpositionen innan behovet uppstår. På så sätt finns det ingen fördröjningstid för efterträdaren att få fart, och organisationen kan fortsätta med affärer som vanligt.
Om ledningsutvecklaren för det digitala marknadsföringsbyrån plötsligt lämnade, kanske företaget kanske inte kan slutföra sina befintliga projekt eller några nya projekt tills de hade en ersättare på plats. För ett litet företag kan det innebära att de kanske måste stänga sina dörrar. Med en successionsplan kan de ha tränat en junior utvecklare för att ta rollen. Om den personen redan hade preparerat sig för den ledande beslutsfattande positionen, kunde byrån fortsätta med att betjäna sina kunder utan hicka.
Varför behöver du använda organisationsplanering
Korrekt organisationsplanering gör det möjligt för företaget att nå sin fulla potential. Genom att använda ett systematiskt tillvägagångssätt kan företagen fastställa var de vill gå och sedan genomföra de steg de kan använda för att komma dit. Om en organisation är intresserad av tillväxt och inte riktigt vet hur man kommer dit, kan organisationsplanering hjälpa till att fastställa de steg de behöver ta, både för att definiera sina mål och för att nå dem.
Organisationsplanering hjälper företag att vara strategiska när de fattar viktiga beslut. När det finns större företagsmål på plats, är det lättare att komma till vissa beslut när man använder en strategisk metod. På samma sätt kan organisationsplanering hjälpa företag att bygga på sina styrkor. Om det finns specifika områden där organisationen utmärker sig, skulle det vara klokt att spela på dem mer för att växa verksamheten. I den andra änden av spektrumet kan en organisations svagheter förbättras med hjälp av organisationsplanering. Elements of financial and contingency planning kan spela en viktig roll för att övervinna företagets svagheter.
Att ställa upp företaget för framgång är en av de främsta anledningarna till att de ska använda organisationsplanering. Genom att utveckla planer och processer kan företaget arbeta för att förbättra rutiner som genomförs kontinuerligt. Förbättra sättet som företaget arbetar med bidrar också till att ge dem en konkurrensfördel, vilket också kan öka sin verksamhet.
Hur man förbättrar organisationsplanering
Ingen metod för organisationsplanering fungerar för ett företag. Många gånger måste ett företag tillämpa olika sätt att organisera planering för att hitta vad som fungerar bra för dem. Förbättrad organisationsplanering är ett kontinuerligt jobb, för när företaget växer och förändras, måste bolagets planer förändras för att möta nya krav.
Ärlighet och öppenhet är viktiga aspekter av organisationsplanering. Det är viktigt att ha en tydlig och objektiv bild av hur organisationen gör. På detta sätt blir det lättare att identifiera potentiella problem eller hot som organisationen står inför, eller specifika svagheter som är uppenbara inom företaget. Avlägsna interna väderlås som anställda står inför hjälper dem att sedan fokusera på uppgiften till hands. När de inre vägarna, som vissa förfaranden eller policyer, tagits bort kan anställda arbeta för att förbättra organisationens svagheter.
När man vill förbättra organisationsplaneringen är det absolut nödvändigt att ha en uppsättning mätvärden för att mäta planens prestanda. Metrics kan ge stort värde och fungera som en guide för att fatta beslut om viktiga delar av verksamheten. Ledningen kan använda data för att hitta områden där organisationen behöver fokusera sina ansträngningar och sedan utveckla strategier för att finjustera verksamheten, vilket leder till att företaget förbättrar sin övergripande prestanda.
