Skapa budgetar för organisationer är en lång process som kräver inmatning av flera avdelningar eller granskningskällor. Att balansera organisationens eller myndighetens behov med ofta begränsade medel kräver ett beslutsfattande beslut och en granskning av tjänster, avdelningar eller program. En ad hoc-budget är en budget för tillfällig planering som skapats för budgetkommittéer eller grupper. Denna budget är ofta preliminär och används vanligtvis som utgångspunkt för diskussioner och anpassningar.
Skapande
Ad hoc-budgetar kan utarbetas från tidigare budgetter, inlämnade budgetförslag eller professionell ekonomisk analys. Skapandeprocessen identifierar inkomstkällor och nödvändiga budgetbehov baserat på avtalsenliga eller etablerade kostnadsredovisningar. Ofta är dessa budgetar starkt noterade om hur siffror härleddes och där uppskattningar användes. Ad hoc-budgetar kan göras rutinmässigt som en del av en årlig budgetprocess eller kan begäras efter behov för projektplaneringsbehov.
Nödvändig
Gruppledade budgeteringsprocesser måste ha en grundbudget som utgångspunkt. Ad hoc-budgeten kan användas för att hjälpa enskilda budgetkommittémedlemmar att förbereda möten och diskutera ämnen med sina respektive avdelningar. Budgetarna måste vara tillgängliga för att definiera nödvändiga inflöden, utflöden och kategorier som måste vara närvarande i den slutliga budgeten. Universiteter, ideella organisationer och statliga myndigheter har vanligtvis regler som alla budgetar, inklusive ad hoc-budgetar, måste överensstämma med.
element
Ad hoc-budgetar beskriver fasta kostnader, kapitalkostnader och rörliga kostnader. Dessa kostnadselement är indelade i kategorier. Intäkter och alla inkomstkällor presenteras också per kategori. Inkomsten är en prognos av inkommande intäkter som beräknas från tidigare inkomsthistorik. Beräkningsmetoden och antaganden ingår ofta i en ad hoc-budget för att hjälpa utskottets medlemmar att förstå budgetens styrkor och svagheter.
Tidsperiod
En ad hoc-budget kan utarbetas under en viss tid, men det är i allmänhet dikterat av den funktion som den tjänar. Gemensamma budgettidslinjer inkluderar ett verksamhetsår för en organisation och en projektbaserad tidsplan för särskilda projekt.
Dokumentation
En ad hoc-budget behöver stöddokumentation för icke-standardiserade formler och eventuella antaganden som används för att beräkna de presenterade finansiella totalen. Dokumentationen är nödvändig under budgetöversikter för att svara på frågor och borra ner i specifika kategorier för ytterligare granskning.
