Kontraktshantering är praxis att se till att parametrarna i ett kontrakt följs i enlighet med de riktlinjer som beskrivs i själva kontraktet. På grund av detta måste kontinuerlig hantering av kontraktets livscykel följas för att säkerställa att kontraktet är uppfyllt i rätt sammanhang. Den typ av kontrakt som förvaltas, från anställningsavtal till byggentreprenader, kan alla hanteras på rätt sätt genom att följa samma metod.
Läs igenom kontraktet i dess helhet. Markera viktiga datapunkter inklusive tidsramar och förfallodagar. Markera de kritiska datumen i en kalender eller annan schemaläggningsapplikation för att säkerställa att målinriktade slutförandetider förstås och övervakas. Markera viktiga delar av kontraktet som anger arbetsuppgifterna och det övergripande kontraktsansvaret för nyckelpersoner som anges i kontraktet. Till exempel skulle ett nytt byggentreprenad namnge en förman som kontaktpunkt och ansvarig part för att säkerställa att allt underleverantörsarbete slutförs i tid.
Planera uppdatera möten och möten i god tid före varje förfallodatum som anges i kontraktets parametrar. Se till att du har ansikte mot ansikte eller telefonmöten med ansvariga personer för att uppdatera dig om kontraktets övergripande framsteg. Använd interimsmötena som ett sätt att mäta kontraktets övergripande framsteg och att ta itu med problem och problem när de uppstår.
Håll mycket detaljerade anteckningar om vem som talades med, när och var för alla parter som deltar i att genomföra kontraktet. Incheckning med nämnda parter regelbundet och rutinmässigt. Skicka e-post eller telefon en gång per vecka för att säkerställa att sakerna fungerar enligt schemat som skisseras inom ramen för slutkontraktet.
Har alla chefer och underleverantörer som är involverade i kontraktet skickar dig detaljerade uppdateringslistor på veckobasis. Få uppdateringarna skickade via e-post, fax eller traditionellt brev för att behålla ett pappersspår av alla kontraktsframsteg. Håll all korrespondens på en säker och lättillgänglig plats.
Underhålla en noggrann och ständigt uppdaterad förteckning över material som används, material som krävs, frakt och mottagning scheman, kontrakt arbetsplaner, arbetstider som uppkommit för kontraktsavslutning och alla andra data som påverkar kontraktets budget. Granska, utvärdera och utvärdera kontraktsbudgeten var fjärde till sex veckor för att leta efter sätt att trimma kostnader och öka produktiviteten.
Håll ytterligare möten för att diskutera kontraktet när problem uppstår eller problem uppmärksammas. Vänta inte på att bekymmer blir stora problem, försök att avvärja större problem genom att hitta lösningar tidigt i processen.
tips
-
Håll all kontraktsinformation i en centralt placerad fil.
Varning
Omgå inte kontraktsparametrar eller bryta ett kontrakt på något sätt.
