Både ger och får negativ feedback är svårt, men det betyder inte att du borde undvika att berätta för anställda om deras dåliga prestanda för att rensa bort en obehaglig situation. Så besvärliga som negativa bedömningar kan vara, de är nödvändiga, både för företagets skull och medarbetarens professionella utveckling. Dra dina fötter på att berätta sanningen och du kan hamna med förvirrade arbetstagare, en dåligt utförande avdelning eller till och med en felaktig uppsägning rättegång när en arbetare citerar brist på tydlig ledarskapsreaktion. För att säkerställa att negativ feedback resulterar i ett positivt resultat, kommunicera medkänsla och defunera defensivitet snabbt.
Granska din egen attityd när du märker att en anställd blir defensiv med dig. Kritiken borde vara situation- och uppgiftsfokuserad, inte personfokuserad. Om du till exempel är upprörd med en anställd om att vara sen med sina rapporter, bör du säga "Jag blir frustrerad när du är sen", istället för att lansera en personlig attack som "Du är så oorganiserad. " Om din kommentar lät anklagande, be om ursäkt och omformulera den.
Använd "I" -språket för resten av utvärderingen, om du inte redan använde den. Börja all din kritik med "jag" för att göra dina kommentarer mindre inflammatoriska. Jämför exempelvis följande uttalanden: "Jag känner mig ur slingan när du inte kommunicerar med mig" och "Du kommunicerar inte. Du lämnar alltid mig ur slingan!"
Be arbetstagaren att berätta mer om hans perspektiv. Om en arbetare säger att han tycker att du har fel, vill du veta varför, men lanserar en spärr av "varför" frågor gör bara en redan defensiv arbetare känner att han är på rättegång. I stället försök "Kan du berätta mer om varför du känner så?"
Ge konkreta exempel på vad du pratar om. Sneda negativ feedback med positiva observationer. Till exempel, om arbetstagaren har en arg utbrott om ett lågt initiativpoäng på hans prestationsbedömningsformulär, säg "Jag har observerat att du lämnar kontoret tidigt och medan du fullbordar dina alla tilldelade uppgifter mycket bra, har jag märkt dig frivilligt inte att ta på sig mer arbete när du har extra tid. Hur känner du det?"
Bekräfta medarbetarens frustrationer. Om han till exempel är mycket defensiv efter att ha fått exempel på sitt beteende, säger: "Jag förstår att du är ganska upprörd om vad jag säger här."
Avsluta samtalet med positiva, framåtriktade kommentarer fokuserade på förbättring. Efter att ha erkänt medarbetarens känslor, säger "Jag berättar för dessa saker för att jag tror att du har mycket potential att förbättra, och jag vill göra mina förväntningar tydliga. I framtiden kan du få veta om du tror att du kanske saknar en deadline så jag kan erbjuda resurser och förslag."
tips
-
Förhindra defensivitet innan det händer. När det gäller officiella prestationsbedömningar, se till att dina anställda vet vad som förväntas genom att tillhandahålla kopior av utvärderingsformulär i början av året. Överväg att ha två prestanda recensioner: en preliminär granskning som gör det möjligt för människor att förbättra, och en andra slutlig granskning som är kopplad till höjningar och kampanjer. Människor tenderar att bli mycket mer defensiva när feedback är kopplat till sina lönecheckar och de har inte möjlighet att förbättra sig innan ledningen fattar allvarliga beslut.
Vissa anställda instämmer helhjärtat med negativ feedback för att snabbt försöka på chefen: "Du har helt rätt på det. Du behöver inte säga något mer. Jag ska göra det bättre från och med nu". Detta beteende är en andra typ av defensivitet och är lika skadlig, eftersom du inte kan vara säker på att personen förstår hur man förbättrar. Om du arbetar med en anställd som försöker fly, säger "Jag är glad att vi ser problemet från samma perspektiv. Jag skulle vilja ta lite tid att ge dig mer detaljerad feedback och förslag på hur man kan förbättra."
