Effektiva kommunikationssystem är en integrerad del av ett framgångsrikt företag. För att vara konkurrenskraftig och produktiv måste ett företag utveckla ett organiserat, effektivt sätt att motsvara och kommunicera med sina egna medarbetare, såväl som kunder, säljare och andra yrkesverksamma. Lyckligtvis har affärskommunikation utvecklats över tiden och innehåller olika typer av affärsmeddelanden, allt från det enkla och det sannade till det tekniskt avancerade.
Business Phone Messages
Om ditt företag har mer än en person måste du så småningom bestämma det bästa sättet att spela in och distribuera inkommande telefonmeddelanden. Vissa företag använder någon för att skicka telefonsamtal, skriva ner meddelanden från uppringare och distribuera dem till de anställda som de är avsedda för. Andra företag använder ett automatiskt telefonsvarningssystem där uppringare lämnar sina meddelanden som röstinspelningar. Med röstbrevlåda är varje anställd ansvarig för att hålla reda på sina egna meddelanden. Vissa mindre företag skapar bara röstbrevlåda för företagets separata avdelningar, i stället för enskilda anställda.
Kontorsmemor
Memorandum (memorandum) är en typ av korrespondens som anställda kan använda för att kommunicera inom sin egen avdelning eller mellan avdelningar i samma företag. Noter är vanligtvis kortfattade och har inte formell formatering av extern skriftlig företagskorrespondens. Noteringar har dock ett format och en allmän struktur. Varje företag formaterar memo till egna preferenser, men i allmänhet visar noteringar mottagaren, avsändaren och ämnet överst, ibland i fetstil. Meddelandets kropp ligger under den här informationen i vanlig typ. Anställda kan lämna in personliga noteringar personligen eller använda företagets distributionsbyrå. Inom vissa branscher, som juridiska och hälsovårdsområdena, använder folk memorandum för att skicka korta meddelanden till andra yrkesverksamma och i vissa fall kunder. Människor kan skicka dessa typer av noteringar via post, via e-post och fax.
Business Email
Idag använder många företag e-postkorrespondens som ett sätt att kommunicera inom företaget såväl som med kunder, säljare och andra företag. Om verksamheten har en webbplats kan anställda ha e-postadresser med företagets domännamn, till exempel "[email protected]." E-postkorrespondens tenderar att vara mindre formell än handskriven korrespondens, ett faktum som har sina fördelar och nackdelar. Många företag som tillåter sina medarbetare att använda företagets e-postadresser tycker att det är användbart att upprätta en enhetlig standard för företagsemail. Företag kan begränsa anställdas användning endast för affärsändamål och strikt reglera vilka typer av e-postbilagor en anställd kan hämta. Om verksamheten har ett sekretessavtal med sina anställda, kommer detta avtal sannolikt att omfatta anställdas användning av företags e-postkorrespondens. En verksamhet ligger väl inom sina rättigheter att kräva att en anställd representerar företaget i ett positivt ljus samtidigt som det motsvarar en företags e-postadress. Vissa företag kan kräva anställda som använder ett företags email för att lägga till automatiska e-signaturer i deras e-post. Denna underskrift kan innefatta medarbetarens fullständiga namn och namn på företaget, samt företagsnamn, telefonnummer, hemsida och annan relevant information.
Affärskorrespondens
Professionell affärskorrespondens har en lång och formell historia. Företagen beställer ofta ett brevhuvuddesign där all företagskorrespondens skrivs ut. Brevhuvuddesignen kan innehålla företagslogotypen samt allmän kontaktinformation, såsom företagets adress, telefon- och faxnummer och webbadress. Vissa företag anpassar brevpappersmallen för individer inom företaget, lägger till personliga tillägg och enskilda e-postadresser till kontaktinformationen. Skriftlig företagskorrespondens har en formell struktur. Även om det exakta formatet kan variera, gäller i allmänhet att datumet ligger högst upp i brevet och mottagarens fullständiga namn, titel, företag och adress är under datumet. Du behöver inte lägga till en ämnesrad eller fältetiketter, till exempel "Till:" bredvid mottagarens namn och adress. Skriftlig företagskorrespondens använder inledande hälsningar, till exempel "Kära" i början, följt av mottagarens namn och avslutande hälsningar i slutet, till exempel "Med vänliga hälsningar" med namnet på avsändaren nedan. Avsändaren kanske vill skriva in brevet för en personlig touch. Om någon annan än avsändaren av brevet skrev eller skrev det, borde skrivaren inkludera avsändarens initialer, ett kolon och sina egna initialer under signaturen. Om samma brev skickas till flera mottagare, ska den adresseras till huvudmottagaren, då ska alla andra mottagare noteras längst ner i e-postmeddelandet bredvid bokstäverna "CC", som står för "kol kopi".
