Förslag brevskrivning är en metod för att förbereda ett förslag i kort brevformat. Ett förslag till tjänster är en övertygande upphandling av affärer från potentiella kunder. Väsentlig forskning bör genomföras innan något förslag om tjänster görs till en potentiell kund. Om brevet är för generiskt eller om brevet inte motsvarar kundens oförmögena behov, kan brevet snabbt komma i papperskorgen. Nycklar till ett framgångsrikt förslagsbrev inkluderar tydligt kortfattat skrivande och kortfattad förklaring av villkor, fördelar och budget.
Identifiera målklienten och genomföra omfattande forskning. Undersök tidigare servicerelaterade utgifter, inklusive tjänster som för tillfället används, priser som betalas på årsbasis och nivån på tillfredsställelse med nuvarande tjänster. Sådan utredning kan slutföras genom att anställa ett oberoende undersökningsföretag för att fråga liknande frågor under ett kort samtal. Undersök hur ditt företag kan tillgodose detta servicebehov. Ta reda på fördelarna med att använda företagets tjänster över en annan eller i allmänhet.
Inkapslera omfattningen av ditt förslag i en till två meningar. Sammanfattningen ska innehålla namnet på din organisation, vad du gör, hur du är unik, förväntningar kunder kan ha om dina tjänster, förväntat pris och resultat.
Förklara varför du närmar dig kunden. Identifiera vad du vet om kunden, till exempel, "Vi förstår att du tillbringade 9 000 dollar förra året i dokumenthanteringstjänster. Den här informationen hämtades från en ny undersökning som vi genomförde genom Independent Survey Company."
Beskriv problemet för kunden. Om han betalar för mycket, förklara hur och varför. Om han inte använder tjänster, förklara varför han behöver. Ge statistik eller studieresultat för att underbygga ditt krav. Identifiera hur kunden kommer att dra nytta av att använda dina tjänster.
Sammanfatta dina företags möjligheter att utföra de föreslagna tjänsterna. Förklara vilken metod som du använder, tekniker, produkter, kompetensnivå för anställda och huvudmålet att tillhandahålla tjänsten. Tydligt definiera hur du skiljer sig avsevärt från konkurrenter utan att säga: "Vi är bättre än våra konkurrenter."
Diskutera prissättningen genom att förse kunden med den förväntade kostnaden. Förmedla ytterligare tjänster som kunden kan lägga till och kostnaden för dessa ytterligare tjänster.
Stäng brevet genom att tacka klienten. Ange ett namn och nummer för kunden att svara på ditt brev eller fråga ytterligare. Skriv brevet med namnet och signaturen för den högsta auktoriteten i företaget.
