Företagen finansierar de projekt som den överordnade ledningen anser vara avgörande för deras framgång. Men det är inte bara ett projekt som finansierar ett projekt, det garanterar inte att när ett projekt slutar kommer ett företag att bli bättre än tidigare.
Det finns många anledningar att ett företag kan dra nytta av ett projekt. En exceptionell projektledare kan slå sitt lag i rätt riktning. Eller, på grund av enastående träning och arbetslivserfarenhet, kan ett lag anta alla rätta metoder. Men i de flesta fall hjälper användningen av projekthanteringsverktyg.
Projekthanteringsverktyg som ett PERT-diagram och en arbetsfördelningsstruktur kan förbättra ett lags kapacitet genom att ge vägledning även om ett projektteam har all rätt kunskap och praktikår.
Gantt Diagram
Ett Gantt-diagram är ett horisontellt stapeldiagram som listar projektaktiviteter, liksom start- och slutdatum för varje aktivitet, som visas i kalenderformat. Ett Gantt-diagram illustrerar inte en relation mellan en aktivitet och en annan, men varje aktivitet som refereras i ett Gantt-diagram sammanfaller med en aktivitet i en arbetsfördelningsstruktur som bryter ner projektarbetet i faser och arbetspaket.
Gantt-diagrammet innehåller också kolumner för att dokumentera varaktighet och procentandel av varje uppgift. Antalet arbetsdagar aktiviteten har pågått, det förväntade antalet dagar för att slutföra aktiviteten och resterande dagar dokumenteras också i diagrammet. Dessa siffror illustrerar det planerade mot det faktiska arbetets framsteg.
Pert Diagram
En programutvärdering och granskningsteknik eller PERT-diagram används för att både planera tid och resurser som behövs för att slutföra ett projekt och styra projektuppgifter. Med hjälp av ett PERT-diagram eller nätverksdiagram kan projektledare specificera och schemalägga varje uppgift som gruppmedlemmarna måste slutföra för att uppnå ett projektmål och ange den tid som krävs för varje.
Ett PERT diagram illustrerar sambandet mellan uppgifter genom att identifiera vilka uppgifter som löper parallellt med varandra och vilka som måste ske i följd. Projektets milstolpar - händelser som markerar slutresultatet av en rad aktiviteter - kartläggs också.
Dessutom innehåller ett PERT-diagram tre beräkningar för varje projektaktivitet: den kortaste tiden som krävs för att slutföra en aktivitet, den tid som sannolikt kommer att krävas för att slutföra en aktivitet och den längsta tid som aktiviteten kan behöva.
Kritisk väganalys
Den kritiska sökvägsanalysen är ett verktyg som används för projekt som kräver genomförande av ömsesidiga verksamheter. En kritisk sökväg innehåller en lista över projektaktiviteter som anges i en arbetsfördelningsstruktur, slutdatum för varje aktivitet och identifiering av ömsesidiga uppgifter och slutpunkter, inklusive milstolpar och leveransbara poster.
Slutförandetiderna för uppsättningen aktiviteter i den kritiska vägen summeras och är lika stora som den tid som ett projekt kan kräva för att slutföra. Den sekvenserade verksamheten måste vara klar i tid för att projektet ska kunna slutföras i tid.
Ansvarsuppgift Matrix
Verksamhetsuppdragsmatrisen eller RACI-verktyget varnar projektintressenter till de gruppmedlemmar som tilldelas särskilda projektansvar och för vilket arbete individerna hålls ansvariga för.
När verktyget heter, anger RACI-matrisen vem som är ansvarig för att en uppgift är fullbordad, eller vem ska utföra en uppgift och de personer som kommer att bidra till uppgifternas slutförande. Matrisen anger också vem som är ansvarig för uppgifterna och vem har beslutsbefogenhet i fråga om uppgiften. Också anges namnen på de personer som kan konsulteras i fråga om uppgiften och de personer som ska informeras om de framsteg som laget gör i uppgiften.
Arbetsuppdelningsstruktur
En arbetsfördelningsstruktur (WBS) är en projektmodell eller ett diagram som bryter projektarbetet i uppgifter. Projektets WBS illustrerar samspelet mellan uppgifter och mellan uppgifter och projektets slutprodukt.
WBS innehåller delprojekt och pekar ut projektansvar, nödvändiga resurser och tidskrav för att slutföra varje uppgift.
