Redovisning är viktig för företag som ett sätt att dokumentera ekonomisk aktivitet och lära av siffrorna. Ditt företag behöver grundläggande redovisning för att rapportera inkomst på skatteformulär och hålla reda på pengar som går in och ut ur dina bankkonton. Men bokföringsinformation ger också värdefull insikt i verksamheten, som visar trender och möjligheter som kan hjälpa till att göra ditt företag mer lönsamt. Skatteförmedlingsbyråer kräver att du håller böcker på en minsta nivå som spårar inkomster och utgifter. Men om du har drivkraften och intresset kan du ta dina bokföringsprocesser till en helt annan nivå och använda dem för att skapa en smartare och mer ekonomiskt genomförbar verksamhet.
Typer av redovisningsföretag behöver
Spårning av intäkter och utgifter: Ditt företag är skyldigt att fylla i skatteformulär baserade på både bruttointäkter och nettoresultat. Statliga och lokala punktskatter beräknas i procent av intäkterna. Stad, statliga och federala inkomstskatter baseras på din nettovinst efter avdrag för självriskintäkter från bruttoinkomster. För att beräkna dessa belopp på rätt sätt måste ditt företag spåra och räkna upp brutto kvitton som grund för intäktstal och lägga till alla utgifter som grund för företagsavdrag. När du rapporterar bruttointäkter måste du sänka dina inkomster i kategorier som grossist och detaljhandel. När du beräknar nettoresultatet för inkomstskatter, måste du dela utgifter i kategorier, liksom material, löneavgifter, hyror, verktyg och autokostnader.
Löneskonto: Förutom att beräkna hur mycket du ska betala varje anställd utifrån löner och arbetade timmar, måste din verksamhet också hålla ut och betala Social Security, Medicare och inkomstskatt som dina anställda är skyldiga, tillsammans med matchande arbetsgivaravgifter för social trygghet och Medicare. Du måste också betala arbetslöshetsförsäkring och industriförsäkring i statens medel baserat på hur mycket dina anställda arbetar och hur mycket de tjänar. Ditt företag kommer att behöva ett omfattande och aktuellt lönekalkylsystem för att hålla reda på dessa siffror och att betala alla löneskatter och lämna in alla löneskattrapporter när de är förfallen.
Kassaflödesredovisning: Ditt redovisningssystem bör också innehålla verktyg för att spåra tillgängligheten och behovet av kontanter. Om du använder ett kontobaserat redovisningssystem, kommer dina veckovisa och månatliga siffror att ge dig en ganska bra uppfattning om hur mycket du har kommit in och ut. Om du använder periodiseringssystemet för redovisning kan du registrera en försäljning som intäkt innan du faktiskt har betalats för det, så du behöver ett annat sätt att övervaka tillgången på kontanter. Oavsett om du använder ett kontant- eller periodiseringssystem, kan ditt kassaflöde inte heller direkt kopplas till dina rapporterade intäkter och utgifter om du betalar tillbaka lån eller om du är avskrivningsutrustning du redan har köpt.
Balansräkningar: En balansräkning är en ögonblicksbild av din ekonomiska bild vid ett visst ögonblick. Den innehåller information om vad du äger och vad du är skyldig. Din förteckning över tillgångar kommer att innehålla kontanter i banken, utrustning du köpt, minus det belopp som den har avskrivit och kundfordringar eller summor som är skyldiga till dig för försäljning du redan har gjort. Förteckningen över skulder i din balansräkning kommer att innefatta betalningsbalanser på lån och kreditkort och kortfristiga skulder som du har uppkommit på, till exempel skulder och utestående räkningar. Genom att subventionera dina skulder från dina tillgångar visar din balansräkning ditt företags nuvarande nettovärde. När du skapar balansräkningar över tiden kan du se hur dina intäkter och utgifter har spelat ut och skapat rikedom eller skuld.En balansräkning visar också hur mycket av din nettovärde är likvida, och hur mycket är bunden i tillgångar som inte tillhandahåller lättillgängliga pengar.
Operativa rapporter: Förutom de redovisningsrapporter som ditt företag måste fylla i av skattemyndigheter och långivare kan du skapa skräddarsydda rapporter som spårar allt från dollarvärdet av den produkt som din produkt producerar om en timme till försäljningsuppgifterna för var och en av dina försäljningar personal. Dessa siffror är kritiska för att göra strategiska beslut. De kan hjälpa dig att identifiera vilka aspekter av ditt företag som ger mest vinst och är mest värdefulla. De kan också uppmärksamma svårigheter som kan åtgärdas, till exempel aspekter av produktion som tar för lång tid och kostar för mycket.
Hur företag kan göra bokföring
Ditt företag kan antingen göra din bokföring internt eller anställa en professionell för att hjälpa till med processen. Många företag använder en hybrid av dessa två tillvägagångssätt, eftersom intern personal kompletterar vissa uppgifter som grundläggande bokföring, och sedan avtalar med en extern revisor för att slutföra årsskatter.
Intern redovisning ger nytta av att ha någon som känner till ditt företag djupt, registrerar dina intäkter och utgifter. En bokförare som är djupt involverad i ditt företag kommer att kunna identifiera och kategorisera föremål på kvitton, bestämma om de är material som ingår i din kostnad för sålda varor eller leveranser som du behöver för att organisera bakom kulisserna. En intern bokhållare kan emellertid inte ha den professionella expertis som en utomstående kan få till blandningen. Denna kunskap är användbar för att skapa system som din första bokhållningsinstallation, och även för att fånga nyanser som utgifter som inte är legitimt avdragsgilla.
En extern bokhållare kan ge erfarenhet och perspektiv till företagets bokföringsprocesser. Som en professionell har denna bokförare troligen sett böckerna i en rad olika företag och kan visa dig hur du uppdaterar dina system så att de ger den information du behöver och kan förstås av andra yrkesverksamma som bankirer och skattechefer. En utomstående kan dock inte göra så bra jobb som insider för att förstå hur ditt företag fungerar och vilken information du kan hitta mest användbar. Till exempel kommer din revisor inte förstå de typer av lager du bär från en merchandisons synvinkel. Men information om hur olika kategorier av varor rör sig kan vara avgörande för att finjustera dina inköp.
Typer av redovisningsprogram för företag
Online Accounting Software: Online redovisningsprogram erbjuder dig fördelen av att synkronisera ditt bokföringssystem med dina bankkonton. Detta tillvägagångssätt gör det enkelt att skriva in transaktioner genom att enkelt hitta dem i dina bankmatningar och sedan klicka på rätt knappar. Den här funktionen minskar möjligheten att du kommer att sakna en utgift, som du kanske skulle börja om pappersintäkter och förlorade en. Med hjälp av online redovisningsprogram kan du också få tillgång till ditt bokföringsprogram från vilken som helst dator, istället för att behöva använda ditt eget skrivbord. Men onlineräkningsprogram tar längre tid än skrivbordsversioner för att behandla varje transaktion, och den här tiden lägger till när du gör dussintals poster. Utövandet av matchande kvitton med bankfeeds kan också vara långsamt och besvärligt, och detta steg är nödvändigt om ett inköp inkluderar varor i flera kategorier, såsom material och varor. QuickBooks är den mest populära och högst rankade online redovisningsprogrammet. Xero är högt ansedd för Mac-användare, och Zoho fungerar särskilt bra för mycket små företag.
Desktop Accounting Software: Även om elektroniska bokföringsprogram har ökat i popularitet, erbjuder skrivbordsversioner fortfarande fördelar för många användare. Du kan köpa ett skrivbordsredovisningsprogram med ett engångsköp, medan onlineprogrammen tar ut en löpande månadsavgift. När du använder ett skrivbordsprogram är all din information tillgänglig på din egen dator, snarare än i molnet där den är känslig för säkerhetsproblem och omfattande systemfel. Desktop-bokningssystem tenderar att vara mycket enklare än molnbaserade system, vilket gör det lättare att lokalisera och identifiera fel och inkonsekvenser. På grund av sin relativa enkelhet är skrivbordssystem också enklare att anpassa sig till dina företags individuella behov.
Anpassade och manuella bokföringssystem
Du behöver faktiskt inte någon redovisningssoftware om ditt företag är litet och dina behov är enkla. Du kan utforma kalkylblad med Excel eller Google Sheets som hjälper dig att spåra och lägga till de variabler du behöver veta, till exempel kategoriserade utgifter och löpande intäkter. Dessa program hjälper dig att behålla och organisera din information på något sätt som är meningsfullt för ditt företag och hemlagade kalkylblad gör helt legitima bokföringssystem så länge de berättar vad du behöver veta för att betala dina skatter och förstå din verksamhet. Till exempel kan du skapa ett lönesystem som loggar timmar som spenderas på specifika uppgifter som produktion. Då kan du sedan använda dessa siffror för att beräkna det genomsnittliga dollarn värdet på en produkt som tillverkas per produktionstid och du kan se hur denna siffra ändras vecka för vecka.
Men du behöver inte ens en dator för att göra affärer redovisning. Det är helt legitimt att behålla handskrivna ledgers, som företagare har gjort i århundraden. Kontorsleverantörerna säljer bokföringsböcker med lämpliga kolumner, och du kan använda dessa för att lista och kategorisera inkomster och utgifter. Med ett manuellt bokföringssystem måste du lägga upp alla siffror för hand, vilket dramatiskt ökar den tid du spenderar på bokföring. Manuella bokföringssystem är emellertid inte sårbara för de olika typerna av datorfel och risker för förlorade data som du stöter på med datoriserade system. Visst kan ditt hus brinna ner och du kan förlora din storleksbok, men hårdvarufel är betydligt vanligare än husbränder.
Entry-Entry Versus Double-Entry Accounting
Om ditt företag är litet och relativt enkelt kan du också välja mellan bokföring med enkel och dubbel bokföring. Ett enkelsångssystem spårar helt enkelt vad du har spenderat och tjänat, och talar om dessa summor. Om du använder en handskriven huvudbok eller om du har skapat egna kalkylblad använder du sannolikt användarregistrering. Ett dubbelinmatningssystem synkroniserar din bokföringsinformation med dina bankkonton och annan information som är relevant för din balansräkning. Varje gång du noterar att ditt företag har intjänade intäkter, kommer du att göra (eller din bokföringsprogramvara kommer att göra) en motsvarande post som visar var pengarna dyker upp i ditt företag, till exempel på ett visst bankkonto. På samma sätt, varje gång du betalar för utgifter, visar ett dubbelinspelningssystem hur ditt företag har spenderat pengarna. Det finns inget juridiskt krav på att du behåller ett bokföringssystem med dubbel bokföring, men om du behåller enskilda bokar bör du utveckla ett sätt att jämföra och förena ditt bokföringssystem med dina aktuella tillgångar.
Välja rätt redovisningssystem
Det finns inget redovisningssystem som passar alla företag. När du väljer hur du ställer in företagets böcker, överväga vilken typ av information du behöver mest och vilka resurser du är villig att ägna åt att få den. Om du hatar att arbeta med siffror och de knappt ger mening för dig, anlita du en professionell utanför, men försök fortfarande lära dig så mycket du kan för att förstå de rapporter du får. Om du har tid och intresse, gör så mycket av din egen redovisning som möjligt. Den information du sammanställer är relevant och meningsfull, och du får värdefull insikt om hur ditt företag kan vara mest framgångsrikt.
