Motiveringsrapporter rekommenderar ändringar i affärspolitik eller rutiner. De ger bevis som motiverar en åtgärd som löser ett problem eller förbättrar prestanda, till exempel. De presenterar ofta lösningar som leder till ekonomiska besparingar eller vinster. För att skapa en effektiv rapport måste du producera övertygande argument och stödjande bevis för att återställa de ändringar du föreslår.
Använd en grundläggande memo-rubrik (Till / Från / Datum / Ämne) och fyll i den. Gör det klart vem som ska läsa rapporten, vem skrev den och vad innehållsämnet är.
Skriv en inledande paragraf som beskriver problemet eller syftet med din rapport. Förklara i några få meningar vad dina rekommendationer är och förklara de fördelar som de kommer att medföra.
Skriv en introduktion till din rapport som beskriver detaljerna och betydelsen av din rapport mer detaljerat. Inkluder relevant bakgrundsinformation som hjälper läsaren att förstå motiv och resonemang bakom dina rekommendationer.
Använd huvuddelen av din rapport för att förklara hur du föreslår att du genomför dina rekommendationer. Ge specifika uppgifter om de nya rutinerna eller lösningarna och effekterna de kommer att ha. Förklara vem som ska vara involverad, vad de ska göra, vad det kostar och hur lång tid det tar att utföra.
Ange den forskning eller de metoder du följde för att komma fram till dina slutsatser. Inkludera nackdelar och problem som de nya rutinerna kan skapa, samt fördelarna. Var exakt, organisera ditt material logiskt och vara rättvist; Detta kommer att ge kraft till dina argument.
Avsluta din motiveringsrapport med en kort sammanfattning av dina slutsatser och rekommendationer. Introducera inte ny information vid denna tidpunkt; istället granska de viktigaste argumenten till stöd för dina rekommendationer. Skriv en kort avslutningsfaktura för ditt memo.
tips
-
Markera fördelarna med dina rekommendationer och förklara hur de överväger eventuella nackdelar. Håll din skrivning positiv. Undvik ord som kanske, kanske och möjligen. Ge balans till din rapport genom att diskutera alternativa lösningar. Placera rekommendationen du tycker är mer lovande sist. Var tydlig om vilka steg du tycker bör tas i dina rekommendationer. Undvik generaliteter; var specifik. Presentera varje rekommendation med ett aktivt verb för att ge styrka till dina förslag.
