Användning av anställda memorandum för att begära volontärer för planering av kontor festivaler är ett bra sätt att involvera många arbetstagare och få dem att känna sig inkluderade i kontorslaget. Den effektiva användningen av medarbetare kan göra att evenemang som julpartier kommer av utan hitch. Noteringar säkerställer också att ett meddelande eller meddelande når alla avsedda mottagare. När du planerar julpartier och andra kontorshändelser måste du se till att alla som är inbjudna att delta är medvetna om datum och tid.
Föremål du behöver
-
Förteckning över potentiella medarbetare
-
Kontaktinformation för alla potentiella volontärer
-
Datum, plats och tid för händelsen
-
Förteckning över frivilliga krav på tid och skyldighet
Bestäm vilken typ av julparty ditt kontor kommer att ha. Beslut om händelsen kommer att hållas på kontoret eller på platsen. Ange en budget. Bestäm antalet personer som ska bjudas in, inklusive anställda makar eller gäster. Bestäm om huruvida alkohol kommer att serveras och om man ska tillhandahålla kostnadsfria drycker eller en kontantstång. Håll en detaljerad lista över parternas parametrar för att styra dina volontärer när du ställer in det.
Bestäm hur många anställda som arbetar med volontärer du behöver organisera och underlätta festen. I de flesta fall kommer minst 10 volontärer att behöva täcka alla funktioner. Välj en frivillig ledare för att övervaka andra frivilliga anställda. Diskutera organisationsuppgifter direkt med ledande volontär. Se till att varje potentiell volontär har tid och förmåga att delta innan du tilldelar roller.
Skapa ett memo till alla potentiella volontärer som anger ditt behov av hjälp med kontorspartiet. Ange namnet på den anställde du valt att fungera som volontärförbindelsen. Se till att alla frivilliga förstår att förutom dig kommer en ytterligare person att vara tillgänglig för att arbeta genom logistiken för att organisera festen. Be alla memo-mottagare att komma i kontakt med dig inom en vecka för att meddela om de kan volontär. Håll en lista över alla som har gått med på att hjälpa.
Skicka ett andra memo till de personer som har anmält sig. Tilldela partiuppgifter och ansvarsområden till specifika individer eller små grupper. Till exempel placera en grupp som ansvarar för att välja matmenyn; en andra grupp med ansvar för cirkulerande inbjudningar; en tredje grupp med ansvar för dekorationer, festfavörer och presenter. Fortsätt dela upp uppgifter tills alla delar av festen är täckta. Du kan behöva anskaffa ytterligare volontärer om din fest är stor, formell eller mer komplex än en tillfällig samling på kontoret.
I det andra memorandumet, meddela ett schema av parti frivilliga utskott möten, varje vecka eller månad, att organisera och förbereda. Planera det första mötet minst fyra till sex månader före evenemanget. Detta kommer att bidra till att ingen detalj saknas och alla frivilliga förstår sitt ansvar och sina åtaganden. Planera mötena under företagstid, på plats, men var säker på att de inte kommer att påverka volontärernas dagliga arbete negativt. Be alla frivilliga att låta dig veta om de kommer att delta i kick-off-mötet.
Använd noteringar för att följa upp regelbundet med alla frivilliga under hela planeringsprocessen. Ange i varje memo vad som diskuterades vid det senaste mötet och vad som kommer att diskuteras vid nästa möte. Be frivilliga att kommunicera med hela gruppen om de har idéer, förslag, frågor eller problem så att alla kommer att vara fullt medvetna om hur planeringsprocessen fortskrider.
Innan evenemanget, skicka ett meddelande till alla på ditt kontor eller företag, tacka de anställda frivilliga för deras arbete för att förbereda sig för festen. Detta uttryck för tacksamhet är viktigt för volontärerna.
tips
-
Använd traditionellt affärsspråk när du skapar noteringar, även för roliga händelser som julpartier. Undvik att använda slangtermer, profanitet och tvivelaktigt språk när du komponerar noteringar.
Varning
Låt inte volontärerna använda mötesplaneringsmöten som ursäkter för att undvika vardagliga arbetsuppgifter.
