Systeminitiativ till organisationskommunikation anser kommunikation som ett grundläggande element i hela verksamheten - inifrån och ut. I stället för att separera kommunikationsprocesser i silor hanteras kommunikationen på systemnivå för att säkerställa att meddelandet är konsekvent och anpassat. Det är en viktig filosofi för organisationer som vill se till att deras publik får samma meddelanden, vid rätt tidpunkt och genom lämpliga kommunikationskanaler. Några nyckelbegrepp i systemansatser innefattar bland annat beroende av mål och deras attribut, holism, målsökande och ingångar / utgångar.
Ömsesidigt beroende
Systemets tillvägagångssätt för kommunikation erkänner att de många formerna av organisationskommunikation som finns både inom och utanför organisationer är integrerade i varandra och följaktligen interdependent. Exempelvis kan en kommunikation från verkställande direktören vid ett företagsövergripande möte resultera i en sak i organisationsnyhetsbrevet, ett inlägg på bolagets intranät och kanske till och med en intervju av lokala medier. Genom att erkänna detta ömsesidiga beroende kan organisationer bättre planera och strukturera sin kommunikation för att ta hänsyn till alla potentiella kanaler. Så exempelvis kan ett företag vilja planera sin kommunikation för att kommunicera först med interna publik, sedan med viktiga kundgrupper och slutligen med konsumentgrupper i allmänhet. Noggrann timing och distribution av meddelanden kommer att se till att rätt publik får rätt budskap vid rätt tidpunkt.
Holism
Holism är ett tillvägagångssätt som ser på summan av olika aktiviteter totalt, i stället för de individuella bidragen av tillvägagångssättets individuella element. Detta är ganska vanligt i reklamvärlden där marknadsförare inser att meddelandena skickade via flera kanaler har en multiplikativ effekt större än summan av delarna. Detsamma är sant som organisationer anser en systeminriktning till företagskommunikation. Ett enda meddelande som skickas via flera kanaler kommer att få en effekt som är större än summan av varje enskild meddelandepåverkan.
Målsökande
Systemets tillvägagångssätt för kommunikation erkänner att det finns något önskat, avsett resultat som kommer att leda till kommunikationssucces. Syftet med organisationskommunikation bör riktas mot ett önskat resultat som kan innehålla sådana saker som att förbättra medarbetarnas engagemang, öka kundtillfredsställelse, öka medvetenheten om specifika organisatoriska initiativ och liknande. När kommunikationsgrupper identifieras skapas meddelanden och kanaler väljs, målen driver formuleringen av strategier som i slutändan är avsedda att uppnå önskade resultat. Så, till exempel, kan företaget vilja öka preferensen för sina tjänster jämfört med konkurrenter och stänga ett gap mellan dessa preferenser med en viss summa. Kommunikationsaktiviteter skulle utformas för att stänga klyftan och framtida mätningar skulle indikera om resultaten uppnåddes.
Ingångar och utgångar
Viktigt är att effektiva system är öppna, inte stängda. Systemets tillvägagångssätt för organisationskommunikation erkänner att kommunikation kommer att involvera både ingångar och utgångar. Organisationer som kommunicerar effektivt känner igen att de inte bara skickar meddelanden till viktiga publikgrupper, men måste också vara beredda att ta emot meddelanden också. Ingångarna från olika publikgrupper kan användas för att ge vägledning för framtida aktiviteter och kan fungera som indikationer på hur effektivt målen uppfylls. Dagens sociala medier erbjuder ett brett utbud av möjligheter för denna typ av tvåvägskommunikation.
