Idag har många företag och statliga myndigheter ersatt kostnadskontot med ersättningsplaner. Denna ersättningsplan hindrar anställda från att använda företags- eller statsskattekonton av andra skäl än godkända utgifter. Det kan dock vara svårt att hålla reda på föremålen på kvitton. Ibland blir personalkostnader blandade med företagskostnader och du är ansvarig för att rapportera problemet och bara accepterar den ersättning som du är skyldig för officiell verksamhet. När det händer kommer du att bli ombedd att skriva ett brev för att förklara kvitton och för att klargöra vilka utgifter som behöver ersättas.
Börja brevet genom att skriva in datumet. Hoppa över en rad och skriv kontaktpersonens namn och titel, företagsnamn och företagsadress på separata rader. Hoppa över ett annat radutrymme och skriv "Kära Ms./Mr. (Efternamn)" följt av ett kolon.
Identifiera dig själv och förklara syftet med ditt brev omedelbart. Till exempel, "Jag heter Jill Harrison från Accounting Department och jag skriver för att förklara mina kvitton från min senaste affärsrelaterade resa till Akron för att klargöra vilka saker jag ska få ersättning för och vilka är mina personliga utgifter som inte kräver ersättning."
Specificera de utgifter som ska ersättas i en numrerad lista och hänvisa till lämpligt kvitto och datum för kvittot för att hjälpa den som behandlar ersättningen. Om din organisation arbetar per dygn, där du endast tilldelas ett visst dollarbelopp för mat, logi eller andra föremål per dag, bryta ner kostnaderna per dag så processorn kan se om du stannat under den per diem-beloppet.
Lista utgifter som uppstod på kvitton som är dina personliga utgifter. Du behöver inte förklara vad det här är, bara ange att det är din personliga kostnad. Ge totalt dessa kostnader också. Dina företag eller organisationer kan också be dig att ta bort de relevanta skattesatserna för dessa personliga föremål från återbetalningsbeloppet.
Ge summorna i slutet av vad du ska få ersättning för, tillsammans med summan av vad du nekar ersättning för. Dessa två siffror ska komplettera den totala dollarn på kvitton. Ge dollarbeloppet du begär återbetalning för och dollarbeloppet du vägrar ersättning för; ofta kräver organisationer att du lägger dessa uttalanden på tydligt språk av juridiska skäl.
Tack processorn för hans eller hennes tid och ber om ursäkt för besväret att behöva sortera genom kvitton. Ange ditt jobbnummer och e-postadress om han eller hon har några frågor om avgifterna på kvitton.
Stäng brevet genom att skriva "Med vänliga hälsningar" och hoppa över tre linjer. Skriv ditt fullständiga namn och titel. Skriv brevet på företagets brevhuvud och skriv ditt namn ovanför det skrivna namnet. Gör en kopia av både brevet och kvitton och behåll dem för dina poster. Skicka brevet till den kontaktperson som ska behandla ersättningen.
