Att skriva ett brev för att vägra en formell inbjudan kan vara svårt. Det är nödvändigt att svara så att personen eller verksamheten som bjuder in dig vet att de inte borde vänta dig. Utmaningen kommer med att skriva brevet på ett sådant sätt att inte förolämpa eller få den andra parten att tro att du bara försöker komma ut ur deras händelse. Noggrann formulering och ett angeläget öga mot detaljer kommer att se till att mottagaren mottar meddelandet i den avsedda anden.
Starta ditt avslag brev med en hälsning. Bestäm hur du vill adressera mottagaren. Om detta är väldigt formellt och du inte har ett dagligt förhållande till personen, kontakta honom som en "Herr" eller "Mrs." Använd endast förnamnet i en formell brev om du är säker på att detta är acceptabelt.
Var ärlig. Gör inte upp extravaganta historier som förklarar varför du inte kan delta. Berätta sanningen på det mest kortfattade sättet. Förklara i en mening eller två anledningen till att du inte kommer att delta. Använd ord som "ångerligt" eller "tyvärr" för att indikera att du önskar att situationen kan vara annorlunda.
Uttryck din uppskattning för inbjudan. Tack mottagaren för att tänka på dig. Detta säkerställer att du inte permanent tas bort från listan för framtida händelser.
Stäng ditt brev genom att uttrycka bästa hälsningar till mottagaren. Låt honom veta att du hoppas att hans händelse går bra.
Stäng brevet med "Med vänliga hälsningar" eller tacka mottagaren en gång till. Skriv ditt namn med en penna. Detta visar att du personligen tog dig tid på brevet. Ett tryckt namn är för generiskt och kan få värden att tro att du är för upptagen för att ta sig tid att svara korrekt på hans inbjudan.
Läs brevet högt. Se till att den har tonen du vill uttrycka. Gör några ändringar och sedan posta brevet.
Varning
Ärlighet är den bästa policyen att vägra en inbjudan. Du vill inte fångas i en lögn som kan skada ett bra affärsförhållande.
