Övervakning och utvärdering av upphandlingsförfaranden är en integrerad del av förvaltningen av en organisation. Upphandlingsprocessen förtjänar en hög grad av uppmärksamhet från ledningen för att säkerställa att den inte faller i byte mot bedrägeri och korruption. Upphandlingsförfaranden måste inkludera effektiva kontroller för att uppnå ansvar och öppenhet. Ledningens kontinuerliga övervakning och utvärdering av upphandlingsprocessen fastställer integritet och överensstämmelse med lagar och etiska standarder.
Identifiera de interna kontrollerna som finns och huruvida kontrollerna fungerar som utformade. Ingen möjlighet bör finnas för någon av de kontroller som ska överdras. Viktiga interna kontroller för att bedöma inbegriper uppdelning av uppgifter, kontroller, kontroller, godkännande kontroller och inspelningskontroller.
Utveckla en kontrolllista för överensstämmelse för att avgöra om upphandlingsförfarandena följs. Checklistan ska utformas med samarbete från anställda och ledning. Genom att delta i utvecklingen av checklistan är arbetstagaren i huvudsak utbildad och har ökad medvetenhet om processen. En checklista för överensstämmelse förstärker befintliga förfaranden och översätter målen med rättvisa, öppenhet och konkurrens.
Utför en riskbedömning för att kartlägga eller identifiera eventuella problem, svagheter eller områden med hög risk. Genom att identifiera indikatorer eller "röda flaggor" kan organisationen se till att det finns tillräckliga interna kontroller för att förhindra oegentligheter. Genom att identifiera risker kan intressekonflikter och förekomsten av bedrägeri och korruption minskas.
Spåra specifika upphandlingar genom hela upphandlingsprocessen. Överväga huruvida upphandlingen var öppen för öppen konkurrens och om den var transparent och fri från diskriminering till vissa leverantörer. Bestäm om den använda upphandlingsmetoden var lämplig för den goda eller tjänst som förvärvades och se till att den var tillräckligt dokumenterad.
