Det finns policyer och rutiner som hjälper dig att styra hur ditt företag fungerar internt och externt. Genom att regelbundet granska dina policyer och rutiner ser du att du alltid följer bästa praxis. Utvärdering hjälper dig att uppdatera dina riktlinjer vid behov för att spegla förändringar i ditt företag eller ekonomin och att ta itu med områden med behov eller oro i företaget.
Definiera politik
Policys är ditt företags skriftliga protokoll för hur du hanterar olika affärsfunktioner. Till exempel kan du ha interna policyer för saker som klädsel på arbetsplatsen, närvaro eller hur semesterdagar begärs. Du kan också ha externa riktlinjer för problem som inköp eller hantering av kundklagomål. Enligt KCG Consulting Group fastställde politiken scenen för hur förfaranden utvecklas, genomförs och utvärderas och bör överensstämma med en organisations strategiska mål. Policyn betecknas vanligen av en ägare, överordnad ledning, ett rådgivande råd eller en styrelse.
Granska policyer
Granska regelbundet policyer för att de ska vara fullständiga, omfattande och lättförståeliga. Använd kund- och personalreaktion i processen. Enligt KCG bör en policy vara skriftlig, med en individuell uppsättning direktiv för varje politik. Detta gör det lättare att förstå och granska och ändra vid behov. Om kunder till exempel regelbundet klagar på att du inte har en bestämd policy för återvändande eller återbetalning eller om anställda hävdar att det inte finns någon rättvis process för hur människor använder personliga dagar är det värt att lägga till problemen på din policyöversiktagenda. När en policy inte längre har praktisk mening eller inte längre är tillämplig kan du uppdatera eller eliminera det.
Definiera förfaranden
Procedurer är de steg eller processer som ditt företag använder i vardagliga affärsverksamheter. Du kan till exempel ha ett förfarande för hur du checkar in besökare, öppna eller stänga verksamheten för dagen eller rengöra eller använda maskiner. Att ha processuella riktlinjer på plats hjälper till att säkerställa att ditt företag fungerar säkert och effektivt, särskilt i områden där misssteg kan vara farliga eller kostsamma. Om du till exempel inte har ett förfarande för att låsa dina affärsdörrar på natten kan du öppna företaget för potentiell stöld eller vandalism. Enligt KCG bör rutiner innehålla information om vem som gör vad, när de gör det, i vilken ordning och av vilken anledning.
Granskningsförfaranden
Verksamhet som har flera steg eller steg som måste tillämpas i en viss ordning bör ha procedurriktlinjer. Om någon del av ditt företag upplever vanliga missteg bör proceduren för det området utvärderas. Till exempel, om kunderna regelbundet klagar över sena leveranser, utvärdera dina rutiner för att ta order, uppfylla förpackningar och spåra frakt. Detta hjälper dig att identifiera områden där förtydligande eller större definition är nödvändig. Granska procedurer genom att fråga medarbetare som inte är kända för att läsa dina befintliga riktlinjer och identifiera områden som inte är meningsfulla eller är svåra att förstå.
